重新定义Networking：从被动社交到主动设计的六大策略与实践

Por Pilar Ruiz

Se habla mucho de la importancia de los encuentros presenciales y de cómo el asistente los prefiere como generadores de experiencias, aprendizaje y, sobre todo, conexiones humanas. Asistir a un evento o una convención en persona es el momento perfecto para conocer a nuevos profesionales del sector y entablar nuevos vínculos.

El informe 2027 Global Meetings and Events Forecast, publicado por Amex GBT (American Express Global Business Travel), confirma que la principal prioridad de los profesionales del sector MICE de cara al nuevo año será mejorar la experiencia del asistente a través de eventos memorables.

Sin embargo, cuando llega el momento del networking, es inevitable para muchos sentir incomodidad o ganas de “salir corriendo”. A menudo, el networking se asocia a una sala abarrotada donde nadie indica qué hacer ni dónde sentarse con grupos prestablecidos de gente que ya se conoce, y a los que parece difícil el acceso. Estas interacciones forzadas suelen despertar en el invitado una sensación de “¿qué hago aquí?”, convirtiendo el momento en una situación estresante que puede conllevar que el delegado se sienta excluido.

Las pantallas debilitan los vínculos sociales

Cada vez más acostumbrados a comunicarnos y crear relaciones a través de una pantalla, el auge del trabajo remoto y las reuniones virtuales ha provocado que, por un lado, se eche en falta la interacción cara a cara, pero que, por otro, esa exposición ante decenas de personas desconocidas pueda resultar incómoda.

De hecho, según un estudio realizado por la Universidad Brigham Young, de Utah (EE.UU.), sustituir por completo la interacción presencial conlleva costes significativos a nivel psicológico. La falta de presencia física del interlocutor elimina señales cruciales como las microexpresiones y el lenguaje corporal. Esto puede debilitar la conexión y aumentar la sensación de aislamiento.

No dejar el networking al azar

Uno de los principales motivos por los que pueden surgir sentimientos de estrés o ansiedad es porque, en la mayoría de los programas, se suele invitar a los asistentes a que pasen al lugar destinado a los encuentros para que las conexiones surjan, los organizadores no crean ningún tipo de guión que permita, según el perfil de las personas presentes, facilitar presentaciones entre desconocidos o la integración en grupos.

Según el estudio The Experience Design Report, elaborado por Encore y Boldpush, si bien el networking entre asistentes es considerado el principal factor de éxito en cualquier convocatoria, incluso por delante del contenido y de las actividades de entretenimiento incluidas, solo un 8% diseña programas pensando en fomentar las conexiones entre participantes.

Redefinir el networking

Durante una sesión organizada por Maritz en la pasada edición de IMEX Frankfurt, se transmitió la idea de que los event planners deben convertirse en “organizadores de conversaciones”. Se planteó que, al igual que sucede con el catering, los momentos de networking también debe ser diseñados. El organizador se preocupa por qué tipo de menú es más conveniente ofrecer y tiene en cuenta si algún asistente tiene una alergia o intolerancia para brindarle algo adaptado. También se ocupa de la organización de las mesas. Del mismo modo que se definen este tipo de detalles, es necesario trabajar sobre los momentos dedicados a las conexiones interpersonales en momentos en los que el delegado no tiene un lugar asignado.

Se identificaron seis claves para convertir las interacciones aleatorias en conexiones con propósito:

1. 1. Renombrar el momento. Según Maritz, el simple hecho de cambiar el nombre que se da al momento de interacción puede modificar la percepción del asistente. Etiquetarlo como “networking” puede generar, en ocasiones, estrés o presión en el delegado. Proponen barajar otras opciones, como “rincones de conversación” o “encuentros temáticos”.
   2. Crear sentido de pertenencia. Utilizar un lenguaje sencillo e inclusivo, con expresiones como “nosotros” o “nuestro equipo”, dar la bienvenida de manera personalizada y mantener el contacto visual con cada invitado son algunas de las tácticas que pueden ayudar a que el asistente se sienta integrado.
   3. Ofrecer motivos para conectar. Maritz propone introducir temas de conversación que ayuden a los participantes a romper el hielo. Por ejemplo, sugiere incluir en la acreditación datos curiosos o aficiones de cada asistente para dar pie a interacciones de forma natural.
   4. Crear grupos estructurados. Dividir a los delegados en pequeños grupos o crear mesas de debate ofrece a los asistentes una orientación sobre dónde sentarse o con quién iniciar una conversación. También se pueden repartir guiones con preguntas o temas que fomenten el diálogo o establecer rotaciones para que los participantes cambien de grupo cada cierto tiempo.
   5. Diseñar el entorno. Uno de los principales obstáculos a la hora de establecer conexiones es el propio entorno: programar momentos de networking en ambientes ruidosos, por ejemplo, con música demasiado alta, impide la interacción cómoda. Eliminar los elementos que puedan suponer una sobrecarga sensorial para los invitados, así como optar por una iluminación neutra e incorporar aromas relajantes, ayuda a crear un ambiente más propicio para entablar una conversación. Del mismo modo, es fundamental diseñar el espacio de manera estratégica ya que la disposición del mobiliario también afecta. Alternar mesas altas con zonas de descanso para grupos pequeños facilita el movimiento por la sala e invita a sumarse a posibles charlas sin romper el círculo.
   6. Algo que hacer. Proponer a los delegados una actividad durante el tiempo dedicado a establecer contactos es una de las posibles opciones para evitar que los momentos de networking queden al azar. Puede tratarse de trabajos manuales, talleres prácticos, pequeños retos que involucren a varios asistentes, tareas compartidas o dinámicas recreativas en equipo. De esta forma, el delegado acude a ese momento sabiendo que va a participar en una actividad concreta, en lugar de encontrarse con un espacio lleno de gente desconocida en el que debe buscar por sí mismo cómo interactuar con los demás.

Definir los objetivos

Uno de los métodos que se están utilizando para acercarse un poco más al invitado consiste en plantear, durante el registro previo a la acción, una serie de preguntas que permitan conocer mejor los motivos por los que cada persona asiste al encuentro. Por ejemplo, para el congreso anual de la Asociación de Congresos y Convenciones Internacionales (ICCA, por sus siglas en inglés), han creado una aplicación que pregunta a los asistentes por qué participan en el congreso, qué tipo de perfiles (hoteles, recintos, agencias…) les gustaría conocer y de qué regiones del mundo. A partir de las respuestas de cada delegado, la app recomienda una lista de invitados que cumplen con las preferencias seleccionadas, y con los que se puede iniciar una conversación directamente a través de un chat.

Al realizar estos cuestionarios antes del encuentro, el organizador dispone de margen para adaptar el programa a las preferencias de los asistentes. Por un lado, puede distribuirlos en mesas según sus intereses individuales, facilitando que coincidan con los perfiles que desean conocer. Por otro, también puede utilizar los resultados generales para diseñar actividades o sesiones que respondan a los intereses de la mayoría.

Está claro que poner en práctica esta serie de recomendaciones supone un esfuerzo extra que se suma a la larga lista de detalles que el event planner debe tener en cuenta a la hora de diseñar un evento, reunión o convención. Al final las conexiones entre personas no son cuestión de suerte, sino que se diseñan intencionadamente para que sucedan.

Para este tema hemos entrevistado a

Claire Lester Responsable de la estrategia de diseño en Maritz
“Debemos evitar que la responsabilidad recaiga sobre el asistente”

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