Exhibit City News调查：货运商谈展会运输成本压力与筹划误区

在ECN考察展会运输25年之后，货运供应商指出，成本上升、可视性改善以及规划失误仍在干扰货物运输。

25年前，《Exhibit City News》（ECN）曾询问运输专业人士，参展商在将货物运入和运出展会时需要了解什么。
工具已经变了。追踪更快了。状态更新更容易获取。运输团队可以利用自动化更早发现问题。
然而，基本面依然似曾相识。

在回复ECN的2026年运输调查时，两家货运供应商指出，提前规划、切合实际的预算、准确的信息和清晰的沟通是成功运输的基础。

居高不下的成本

随着燃油成本、承运商运力、劳动力供应和场地限制的变化，货运价格变得更难预测。

ML International Expo Logistics总裁Mark Lopata指出，成本和定价压力是过去25年中展会运输领域最显著的变化。他说，无论货物是通过卡车跨越全国运输，还是空运参加国际展会，燃油价格和可用舱位都可能逐月波动。

Diversified Transportation Services的营销与行政经理Matthew Meskin则指出劳动力、司机和运力方面的挑战。当参展商等到临近进场才安排运输时，这些压力会减少可选方案。

Meskin说：“过去把货运预算当作事后补充的参展商，如今已将其视为一项真正的预算科目。”

最新的Cass运输指数显示，2025年6月至2026年6月，货运支出上升了11.2%，而货运量下降了4.1%。剔除燃油和附加费的Cass整车干线运输指数同期上涨了5.5%。Cass将支出上升主要归因于货运量下降背景下费率的上涨。

6月的物流经理指数（Logistics Managers’ Index）呈现出类似的图景。其运输价格指数录得92.4，表明价格快速上涨，而运输运力指数降至30.8，表明持续收缩。该指数基于对物流专业人士的月度调查。

Meskin表示，提早规划的参展商更有可能锁定运力，避免最后一刻的定价。

他说：“提前60到90天规划货运的参展商处境会好得多。”

Lopata建议在编制货运预算时至少向两家承运商询价。Meskin还建议参展商预留一笔应急费用，以应对可能影响最终成本的各种变量。

同样的错误不断重演

两位受访者都指出，规划拖得太久以及仅凭价格选择运输方式是反复出现的问题。

Lopata还列举了包装不良、板箱不达标、错过截止日期、错过目标日期以及货运预算不准确等问题。Meskin则指出单证不完整、与承运商或展会团队沟通不畅，以及对物料搬运和拖运费缺乏了解等问题。

运输与物料搬运相关联，但并非同一种服务。承运商负责将货物运往和运离目的地。物料搬运通常涵盖货物到达进港仓库或展会现场后的搬运。不理解这一区别的参展商在编制日程和预算时可能会遗漏成本或责任。

两位受访者均表示，计划安排习惯差异很大。一些参展商会提前提供详细信息。另一些则在其他展会费用结算后才处理货运事宜，导致在最关键的时效节点上选择余地更少。

更精准的追踪，更早的预警

2001年与2026年运输之间最显著的区别，可能是在途货运信息的可获得量。

“目前最大的实际变化是可视化，”Meskin说。

实时状态更新让参展商和运输服务商无需完全依赖电话即可跟踪货物。这种可视化可以减少进场期间的不确定性，并在延误或调度问题威胁到展会截止时间时提供更早的预警。

Diversified Transportation Services还利用自动化减少人工跟踪工作。Meskin表示，这让员工有更多时间处理问题，而不是收集进度信息。

“技术并没有取代人与人之间的关系，”他说。
客户服务依然是其中不可或缺的一环。

“我们持续看到对高水平客户服务的需求，”Meskin说。

当信息止步于展馆现场

一些最棘手的货运问题往往发生在撤展期间，此时承运商、总服务承包商、参展商和运输服务商必须在固定的时间表内开展工作。

Meskin指出，强制离场货运是大型场馆持续存在的问题。当参展商的承运商未在规定时间窗口内前来提取货物，而总服务承包商安排运输将货物移出场馆时，就可能发生这种情况。

“在大型场馆，强制离场货运仍然是一个重大问题，”Meskin说。

他认为，更好地获取承运商信息可以降低部分风险。他说，总服务承包商可以公布哪些零担（LTL）承运商服务于某场展会，并附上关键联系人及重要的截止时间窗口。

如果没有这些信息，运输服务商可能不得不逐一联系承运商，确认他们是否服务该活动，以及由谁负责展馆现场的取货。

“这不是技术问题，而是信息共享问题，”Meskin说。

Meskin承认，总服务承包商在撤展期间也面临自身压力，需要在固定的截止期限内协调人力、装卸货码头时间表和数百件出运货物。他说，更好的承运商信息可以减少所有相关方（包括负责展馆现场管理的承包商）之间的强制离场货运纠纷。

“展馆现场没有人希望货物滞留在码头上而没有指定承运商，”Meskin说。“减少强制离场货运意味着展会按计划顺利收官，而这才是真正的意义所在。”

准备依然最为重要

对参展商而言，实际的启示并不仅仅是更早预订卡车。有效的规划始于完整的信息。

Meskin建议，在联系运输服务商之前，先了解展位尺寸、板条箱重量、目标送货时间窗口以及回运计划。参加多场展会的参展商还可以为其展品创建一个货运主档案，而不是为每场展会重复构建相同的信息。

二十五年来，新工具让货运更清晰可见。但它们并未让展会截止期限更具弹性，也没有取代规划、沟通和服务的重要性。

“把货运作为展会战略的一部分，而不是物流清单上的最后一步，”Meskin说。

ML International Expo Logistics 成立于2005年，为展会、特殊活动、艺术品及文化展览提供国内外货运代理服务。其服务包括空运和海运、报关、ATA 单证册以及进出口单证。欲了解更多信息，请访问 www.mlintl.net。

Diversified Transportation Services 成立于1990年，为展会、展览及活动安排货运，包括进馆与出馆展品运输、参展商发货协调以及撤展和回程货运管理。该公司还提供零担、整车和加急货运服务。欲了解更多信息，请访问 www.dtsone.com。

本文最初发表于《Exhibit City News》2025年第四季度刊，第88页。如需查看原始版面，请参阅印刷版