活动卓越之道：一条责任链——Once Group 创始人谈会奖行业的决策纪律

作者：Felipe Pérez Henao | Once Group 首席执行官兼创始人 | PCMA 会员

活动的日期不会变，但采购订单有时会变。当预算还在等待审批时，酒店需要确认场地和客房，机票价格在变动，负责制作舞美的供应商必须预订物料和人员。印刷物料的工期、互动应用的开发以及专业服务的签约期限也在一天天逼近。

每拖一天没有决策，都是从制作时间中扣减，而不是从活动日期中扣减。总得有人保持各种选择敞开，让项目继续推进。

在我们的行业里，这被称为响应能力。同行之间有时称之为魔法与煎熬。但靠施展魔法不能成为我们的管理模式。

那些换了主人的日子

每个参与者的时间安排背后都有其正当需求。客户必须遵守内部关于合同、采购和财务的审批流程。供应商——尤其是小型供应商——在投入资源之前需要确定性和预付款。而主办方机构必须保证活动顺利执行，同时不忽视业务目标、投资回报和承诺的质量。

当这些日程无法重合时，不确定性就会转移。一次延迟的审批可能迫使重新设计舞美，或压缩数字化体验的开发时间。一个尚未落定的确认可能意味着失去场地或价格。摄影师、主持人或餐饮服务商可能已被其他项目预订。

往往是会议策划人（meeting planner）在洽谈临时预订、构建备选方案，并决定在最终确认之前哪些工作可以先行推进。拥有稳固的合作关系和财务实力会有帮助，但这无法替代那些尚未做出的决策。压力是我们工作的一部分；但把压力变成对临场救火的永久依赖，应当引起我们所有人的警觉。

项目两端的盟友

选择供应商不应只看其地理位置、价格或库存。我们需要的是真正理解活动宗旨、催生活动的业务以及观众期望的盟友。这种理解使他们能够提示风险、质疑方案，并提出仅凭一份报价单无法显现的替代方案。

作为 Once Group 的首席执行官，在构建区域合作网络的过程中，我认识到积累人脉并不等于构建能力。了解一位盟友，意味着知道对方如何工作、能承担哪些承诺、极限在哪里，以及能在哪些方面改进我们的方案。这些关系让我们能从上一个项目中学习，从而在下一次做出更好的决策。

与客户之间也应建立同盟关系。我们希望客户把我们视为解决方案的一部分，有预判后果的判断力，而不仅仅是在最后关头被要求解决问题的执行者。这也要求我们作为主办方机构，把话说清楚、把预算做扎实，不承诺自己无法兑现的东西。

同一个项目，一份承诺日历

我建议我们以对待制作日程同样的严谨态度来对待决策日程。仅确定关键日期是不够的：必须就这些日期达成一致并严格遵守。每一项重要审批都应明确责任人、截止日期、它将解锁的预订或签约，以及一旦延误会产生什么影响。

例如，一个舞美方案的批准会启动制作和采购的周期；参会者的确认会影响客房和机票；一份采购订单可能决定第三方工作的开始时间。如果某个里程碑延误了，我们应当提前了解备选方案以及谁有权批准这些方案。

这并不是要跳过企业的管控流程，也不是要把全部风险转嫁给客户。而是要让每一方都理解决策对其他各方的影响，让商业承诺与实际运营相匹配。信任不可或缺，但信任不能取代协议和责任。

同一个行业，多种现实

当项目跨越城市或国家时，差异会成倍增加：货币、技术资源、聘用条件、商业文化和工作节奏。一项共同的战略可能需要不同的本地化方案，才能保持同一目标。区域化判断的意义在于解读这些差异，并协调那些让体验得以实现的人们，而不是在各地复制同样的搭建。

还有一种行业责任。我们的行业协会可以帮助我们更好地理解行业中并存的各种商业模式，并分享实践经验，以便更清晰地进行协作。而我们企业自身也应认识到自己的局限：不承接所有细分市场、不对任何项目都说不，这同样是一种专业精神。

我们想要雄心勃勃、富有创意且无懈可击的活动。那么，就让我们在决策、签约、付款和协作的方式上也要求同样的卓越。那些没有人预算过的日子并不会消失：最终总得有人为其买单、加班赶工，或牺牲其他方案来弥补。

魔力可以留在舞台上，责任却远在更早之前就已开始。

Felipe Pérez Henao 是 Once Group 的首席执行官兼创始人，该公司是一家拉丁美洲公司，专注于体验的战略设计、企业活动及会议管理（meeting management）。他在行业中拥有超过15年的经验，曾领导拉美多个市场的项目，服务领域涵盖医疗、科技、金融、旅游和大众消费品。他的方法论融合了战略、创意、运营和区域认知，尤其关注会展行业（会议行业）的专业化、协作以及可持续关系的构建。他是 PCMA 的会员。