IAEE网络研讨会“活动团队提升应急准备的3种方法”前瞻：如何应对展会突发事件

作者：Mary Tucker | 高级传播与内容经理 | IAEE

现场活动节奏很快，但突发状况可能来得更快。停电、安全事件、天气灾害，甚至一次简单的沟通失误，都可能在几分钟内让整场展会陷入混乱。当这种情况发生时，从容应对与手忙脚乱之间的差别，往往取决于活动开幕之前做了什么。

IAEE的网络研讨会活动团队提升应急准备能力的三种方法将介绍一系列可操作的策略，帮助团队走在突发状况前面，而非被动应对。参会者将学习如何制定更完善的 messaging 和信息共享计划，使其在活动进行期间依然有效；还将学习如何明确谁负责哪些决策、问题应在何时逐级上报。本环节还将探讨主办方、场馆、供应商、参展商和领导层如何在开展前就达成一致，让每个人都知道计划突变时自己的角色。

演讲者 Bob Mellinger（CBCV）是 Attainium Corp 的创始人兼首席执行官。Bob 拥有 30 多年帮助协会、活动组织和企业提升应对能力的经验，亲眼见证了正确的规划如何将混乱转变为协调一致的行动。

在本问答中，Bob 分享了一些见解，谈谈为什么准备规划比以往任何时候都更重要，以及活动团队通常会忽略哪些方面。

是什么让您专注于展会和活动团队的应急准备？

Bob：活动很有意思，因为需要许多不同的人员和组织齐心协力才能办好。主办方、场馆、安保、参展商、供应商、服务提供商——各有各的职责。

当一切按计划进行时，这种协作可以运转得非常顺畅。但只有当意外发生时，你才能真正看出这些环节配合得如何。

每个参与者可能都非常擅长自己的工作，甚至可能有完善的计划和流程。但这并不自动意味着他们准备好共同应对。这正是从准备角度来看，展会和活动尤其值得关注的原因。

当活动现场遭遇突发状况时，您看到的最常见的崩溃点是什么——通常是沟通问题、决策问题，还是完全其他的问题？

Bob：通常不止一个问题。而这本身也是问题的一部分。

可能有人知道情况，却没有把信息传递给该知道的人；有人在等一个决策；还有人以为问题已经解决了。

很快，一群非常有能力的人就开始基于不同的信息、不同的假设，有时甚至是不同的优先级采取行动。

突发状况或许引发了事件，但混乱会让应对变得难上加难。

您将把沟通规划作为三大重点领域之一来讲。活动团队反复犯的一个沟通错误是什么？

Bob：以为沟通主要就是把信息发出去。

这是双向的。负责响应的人需要从指挥响应的人那里获得准确的信息。而做决策的人也需要从最接近实际情况的人那里获得反馈信息。

即使每条消息都发送成功，也可能存在沟通问题。如果人们依据的是不同的信息或不同的假设，你未必建立起了所需的共同理解。

明确决策角色和上报职责在纸面上听起来很简单，但你指出这在实践中往往并非如此。为什么即使组织认为自己已经定义清楚了，仍会在这一点上遇到困难？

Bob：因为“谁负责？”和“谁做这个决定？”并不总是同一个问题。

以一场活动为例。某个决定可能属于主办方，另一个可能属于场馆，涉及安保或生命安全的事项可能完全属于另一方，还有一个决定可能需要层层上报至高管层。

这本身没有什么问题。事实上，这相当正常。

问题出现在人们不确定某个具体决定归谁负责、或者何时需要上报的时候。你肯定不希望在一个决定突然变得紧急时才第一次去搞清楚这些。

利益相关方的协调涉及主办方、场馆、供应商、参展商和领导层之间的大量环节。当情况实时出现问题时，“高度协调”究竟是什么样子？

Bob：我认为高度协调并不意味着所有人都在做同样的事。他们也不应该如此。他们有不同的工作和不同的职责。

关键在于这些不同的部分能否彼此契合。

我们对当前发生的情况是否有基本一致的理解？我们对当前的优先事项是否达成一致？我们是否清楚谁在做什么决定？我们是否了解其他相关人员需要我们提供什么、以及我们需要他们提供什么？

即使有一群非常能干的人都在做合理的事情，最终仍可能导致响应缺乏协调。协调正是帮助将所有这些个人行动整合为统一行动的关键。

参会者将从本次网络研讨会中学到什么，可以在下一次策划活动时就做出改变？

Bob：进行一次谈话。认真的。

我不会告诉人们的一件事就是让他们回去再制定另一个计划或再写一份文件。

我会给他们一些问题，让他们带回去与参与下一次活动的相关人员一起讨论。把合适的人召集在一起20或30分钟，以一个真实即将举办的活动为中心展开谈话，并提出一些好问题。

你很可能会发现一些假设、缺口或不同的期望，而此前没有人意识到它们的存在。

这也是准备工作的一部分。

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本文《在混乱来袭之前化解活动乱局》首发于IAEE。