Maritz首席法务官解析活动策划中的AI合规、数据隐私与风险管理

Meetings Today 的 Tyler Davidson 与 Maritz 首席法务官 Jill Blood 探讨了活动合同中的 AI、参会者数据隐私、知识产权以及务实的风险规划。

了解 Maritz 的首席法务官如何在活动合同中驾驭 AI、保护参会者数据、审核技术供应商，并在履行注意义务与打造难忘体验之间取得平衡。

听取关于管理风险、制定应急预案以及保障会议和活动相关知识产权的实用策略。

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五个关键要点：

1. 活动合同的谈判周期正在延长——而 AI 增加了复杂性。预算收紧、利益相关方增多以及风险意识提高导致谈判变慢。同时，各份合同在处理 AI 方面差异巨大，从只字未提到包含详尽附录不等。
2. 严格筛选 AI 供应商并设定明确的数据条款。询问供应商如何保护和使用数据、是否利用您的信息进行模型训练，以及谁有权访问这些数据。将期望写入合同，并在处理敏感或专有数据时考虑使用付费或闭环式 AI 工具。
3. 谨慎对待参会者数据——并保持透明。食物过敏、行踪和参与情况等看似常规的信息可能仍属敏感范畴。仅收集和保留必要信息；尽可能对数据进行汇总或匿名化处理，并考量参会者的期望，而不仅仅是法律允许的范围。
4. 在难忘的体验与审慎的风险规划之间取得平衡。策划人员可以通过筛选供应商、使用适当的责任书和保险，以及针对受伤、天气或场地中断等问题制定应急预案，来追求引人入胜且具冒险精神的活动。
5. 防患于未然。对于短期活动或小型场地预订而言，清晰的合同以及提前讨论责任和应急方案可能显得多余——但当问题出现时，它们能帮助团队做出响应。此外，AI 监管和合同要求很可能仍是不断变化的目标，因此保持关注至关重要。

文字实录：

编者按：以下转录稿由 AI 辅助生成并经我们的编辑校对。虽然内容相当准确，但难免会有疏漏，敬请读者知悉。谢谢。

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Tyler Davidson

大家好，欢迎收听本期 Meetings Today 播客。我是 Tyler Davidson，Meetings Today 副总裁兼首席内容总监。今天我有幸邀请到 Maritz 首席法务官 Jill Blood 做客节目，她是我们在会议和活动行业法律事务方面的常备专家来源。 

Jill，很高兴你今天能来到这里。

Jill Blood

我也很高兴来到这里。Tyler，每次和你交谈都很愉快。

Tyler Davidson  

在录制之前，我们梳理了一些影响会议行业的四五个主要法律问题。正如你所指出的，AI 以某种方式贯穿了所有这些议题。

那么，我想我们就直接进入正题吧，你知道的，先从关于活动合同签署的第一个问题开始。如今客户和供应商最头疼的是什么？

Jill Blood   

是的，绝对如此。我认为不幸的是，我们继续看到这种趋势。似乎年复一年地看，活动合同的签订过程只是持续变得更长一点、更复杂一点，并且涉及更多的利益相关者。我觉得这其中有……你知道的，有很多因素导致这种情况。我想部分原因仅仅是预算紧张。

人们比以往任何时候都更清楚每一美元花在了哪里，以及所有可能出错的意外情况。因此，我们看到策划人员面临更多利益相关者审视合同、关注合同的情况。每个人都对风险有了更深的认识，对预算和支出也更加谨慎。这拖慢了合同的生命周期，使得让合同顺利达成变得稍微困难了一些。

但除此之外，我们看到的是……在这个时期，人们不太知道如何在合同中纳入人工智能及其使用条款。我相信一种新常态将会出现，届时我们将习惯于看到同样的几段话，并已经摸索出了应对之道。 

但目前，我们看到的一些合同完全没有与人工智能相关的语言，有些则明确禁止使用人工智能，还有一些则是做了……你知道的，长达五页的人工智能附录。如果你没有一个专门的团队来跟进这些发展动态、了解它们的样子以及如何驾驭这个变化的世界，这就构成了真正的挑战。

Tyler Davidson  

嗯哼。

而且你知道，人工智能本应让一切变得更简单，但在短期内，至少在我们弄清楚之前，它似乎让事情变得有点复杂了。不过也许可以让那些不熟悉的人了解一下，为什么一个组织会担心在其会议中使用人工智能？

Jill Blood  

是的，你知道，我认为有几种方式。我的团队一直在使用它。它让我们更高效。我们用它在审查合同时提供帮助。我们用它在校对方面提供帮助，使工作更高效。 

但另一方面，有时我们看到的是，组织内一位从未看过酒店协议的利益相关者将该酒店协议输入人工智能，突然向策划人员抛出一百万个问题，说：“你有没有考虑过这一点？ChatGPT 是这么说的。”突然间，你就面对着一群不了解背景、不懂某些术语的人，仅仅基于人工智能向你提问。

我认为这可能是一个挑战，因为这有点像……我想象这就是当病人在 WebMD 上查过后带着自己的诊断来找医生时的感觉。目前这在合同领域就是类似的情况。

Tyler Davidson   

YouTube 医生，对吧？他们管那叫……

Jill Blood   

没错。我也犯过这种错。我们都一样。

Tyler Davidson   

是啊，现在人人都是法律专家，对吧？还有医生，你知道的，是的。

Jill Blood   

是的，我认为人工智能（AI）带来了巨大的效率提升，但有时也会带来一些额外的变动。而且我认为参会者——其中很多是客户、参会者和策划人员——都在担心他们的数据一旦进入 AI 后会怎样，他们希望确保这些数据受到保护，被审慎使用，并且 AI 不会对敏感数据进行过度处理。

因此，我认为设定这些预期，确保数据的使用方式具有可预测性并符合嘉宾和参会者的期望，这一点非常重要。而这在很大程度上始于合同阶段，即设定这些预期并进行审查。

Tyler Davidson   

组织在涉及活动时应该就 AI 提出哪些问题？

Jill Blood   

是的，我认为首先也是最重要的，是选择合适的供应商。要知道，像 Copilot 和 ChatGPT 这样的付费版本比你在网上直接使用的免费版本拥有更多的安全性和隐私保障。我也认为，目前活动领域有很多非常令人惊叹的 AI 技术。

但也有一些是全新的，可能尚未完全成熟。所以，我认为必须确保你正在审查合作伙伴，询问他们如何保持数据安全，询问他们是否利用你的数据进行训练以及如何保护你的数据，真正理解这些问题并花时间进行审查。
关于 AI 的一个有趣之处在于，你可以用它来帮助它自我审查。

你可以问 AI：“当我引入新的 AI 技术并对供应商进行入职培训时，我应该问哪些问题？”它可以给你提供一些很好的初步思路。

但我认为，即使是常识性的问题，比如“你们如何保证我的数据安全”、“你们如何使用我的数据”、“还有谁有权访问”，也能起到很大作用，有助于厘清那些供应商的情况。然后，只要你能做到，你就希望在合同中以某种形式明确列出这些预期。

Tyler Davidson   

你是否发现越来越多的组织——也许随着时间推移这种情况会增加——拥有专有的 AI 系统，形成一种闭环，从而希望他们的信息不会外泄？

Jill Blood   

你知道，我认为我们看到了很多这样的情况。Maritz 确实购买了许可证，这样当我们使用时，就能确保所有数据都留在我们的生态系统内。我们的许多客户也是如此。这样做可能会更昂贵。

你要支付高级许可证的费用，而不是使用免费版。我认为这取决于你的用途，很多时候这笔钱是值得的。

如果你只是让 ChatGPT 帮你写一封感谢信的正文，或者想出一个城市里五个有趣的游玩点子，也许你不需要付费版；但如果你用它来分析趋势和参会者数据，或任何属于你组织的“核心机密”，那么对我来说，那就是真正需要认真考虑付费版的时刻，即使它们明显更贵。

Tyler Davidson   

活动专业人士处理的敏感参会者信息是否比他们意识到的还要多？我想这在 AI 时代可能更加加剧了这一问题。

Jill Blood   

你知道，我认为我们——在 Maritz——非常关注参会者的信任。因此，我们投入大量时间思考隐私法规和安全要求，同时也思考参会者对我们的期望是什么？几乎从定义上来说，当有人来到现场时，你就会了解到关于他们的一些信息：他们要去哪里、如何度过一天、有什么食物过敏等等。这些信息在当时可能感觉并不敏感，但也许并不是他们希望被发布到公共网络上的内容。 

所以，我认为这促使我们以及许多组织审视我们所保留的数据；包括与个人关联的数据以及聚合数据。

我们发现，真正的价值往往在于聚合数据。“你需要知道 Jill Blood 参加了 IMEX 并做了这些事吗？”还是说，你只需要知道“一位来自中西部的 40 多岁女性参加了 IMEX 并做了这些事”就足够了？

通过对数据进行聚合和匿名化，你可以获得更高的安全性、隐私性，甚至提升宾客体验。
这在某种程度上要求你去思考：我们在哪些地方需要知道个人的历史记录，而在哪些地方只需要了解聚合的趋势数据？我认为，作为整个行业，如果我们能向使用更多聚合数据的方向迈进，仅在真正必要时才保留个性化数据，就能推动局面有所改善。 

随着这些强大的 AI 工具具备快速高效地查询数据库并利用这些数据的能力，我认为这一点将变得越来越重要。你需要审慎对待良好的数据卫生管理，明确你要保留什么以及如何保留它。

Tyler Davidson   

而且不仅仅是数据。还有生物识别信息和面部识别等技术也在应用中。我猜你也对此保持着敏锐的关注。

Jill Blood   

哦，当然。我的意思是，我认为活动的投资回报率（ROI）可以说是行业的圣杯。你如何衡量参与度？如何衡量 ROI？我认为这些新技术带来了令人兴奋的新视角，让我们能够观察人们的参与情况、他们与会议的互动方式以及他们的行为表现。 

这其中有很多积极因素。我认为这对行业来说有许多令人兴奋的方面。但同样重要的是，我们要以深思熟虑的方式进行操作，并以一种尊重宾客和参会者在参加这些活动时给予我们的信任的方式来进行。 

因此，我认为在酷炫、新颖且强大的技术与安全、私密以及尊重人们对数据使用方式的期望之间取得平衡，是我们至少 Maritz 正在深入思考的问题，我相信行业内的其他公司也是如此。

Tyler Davidson   

还有透明度，对吧？我是说在各个阶段都要透明。

Jill Blood   

绝对如此。所以，我认为有时候这比法律更像是我们的北极星指南针。你知道，你可以遵守法律，但参会者想要什么、期待什么以及感到舒适的是什么，这才是我每周甚至每天都在进行的对话核心。

Tyler Davidson   

在我们继续之前，关于 AI，策划人员还应该考虑其他重大问题吗？

Jill Blood   

你知道，我认为知识产权很重要。就像我说的，如果你只是在写一封感谢信，那么这封感谢信是否与另一个人在不同时间、不同活动上写的相同，可能并不重要。 

但如果你是在构思活动的标语、名称或标志；并不是说你不能为此使用人工智能，而是你需要思考谁拥有它，你是否拥有它，你希望能在多大程度上保护它，并在使用其进行此类知识产权创造时保持审慎。你不希望的是，为你的活动公开宣传一个新标志后才发现，你的创作方式无法使其获得商标权或版权。 

所以，我认为如果你正在创造某种你想拥有的东西，也就是你的核心机密（secret sauce），那么咨询一位知识产权律师并真正了解哪些归你所有、哪些不归你所有，可能是值得的。

Tyler Davidson   

对，所有这些事项目前仍在完善中，对吧？我认为这可能是一个关键概念。让我们继续讨论注意义务（duty of care），或许可以描述一下那是什么。然后，我经常撰写关于人们要求会议和活动体验超越仅仅在宴会厅里举办带开放式酒吧的社交活动的故事，后者本身也涉及责任问题。 

但现在活动变得更加冒险和注重体力。组织应如何在履行注意义务的同时，继续打造引人入胜的体验。

Jill Blood   

是的，我认为这是一个很好的问题，也是我们的许多客户积极思考并感到棘手的问题。一方面存在压力，要求活动具有吸引力、酷炫且适合发 Instagram，具备那种令人惊叹的因素。但与此同时，主办方和客户比以往任何时候都更具风险意识。他们知道活动中可能出现什么问题，他们对自然灾害持谨慎态度，对政治动荡以及任何可能出错的事情都深思熟虑。 

因此，对我们来说，关键在于审慎的风险管理和规划；确保如果你在现场进行有风险的活动，你会通过经批准的供应商、经过仔细审查的供应商来进行。你要获取正确的责任表格。你要提前进行适当的检查，以确保你在力所能及的范围内控制风险。 

有些项目我们不太愿意做，因为我们认为它们太具风险，但在大多数情况下，只要经过周密的规划和相应的控制措施，我们几乎允许任何事情发生。我认为这就是我们看到客户所说的：“让我们承担那些重要的风险。让我们审慎地去做，并试图控制其他一切。让我们确保有应急预案、免责协议、强有力的合同和保险，并确保我们以尽可能审慎和有计划的方式推进。”

Tyler Davidson   

是的。我的意思是，假设你已经做到了万无一失（crossed all the T’s and dotted all the I's），但随后还是发生了意想不到的情况。是什么让能够成功应对这种情况的组织区别于那些最终陷入混乱合同纠纷的组织？

Jill Blood   

是的，你知道，我认为预防胜于治疗。有时候我们在谈判合同，甚至我们内部团队也会说：“这只是一份关于一个下午、一小时活动的合同。”我不敢相信我们要花这么多时间。在事情真的出错之前，这看起来像是白费力气。但到时候你会庆幸自己把所有细节都写清楚了。 

所以，我认为提前花时间考虑这些问题很重要：如果户外活动下雨怎么办？如果有人受伤怎么办？我们有预案吗？我们知道谁负责什么吗？我们检查过紧急出口了吗？我们看过应急计划了吗？

好消息是，策划人员天生擅长这些。他们受过训练，习惯于思考可能出什么问题以及如何制定计划。我认为很多风险缓解措施就是提前想清楚这些，你希望永远用不上它。但如果真的有人受伤或出了差错，有一份现成的计划让你不必实时应对，这一点非常非常重要。

合同也是如此。你需要一份针对最坏情况的合同。出了问题，一切都有章可循，你知道各方的期望是什么，即使对于餐厅租赁协议来说这可能感觉有点小题大做。显然这需要平衡。你不能搞出一份200页的晚宴租赁协议。 

但你确实需要考虑食物过敏问题，以及如果场地无法接待你该怎么办等情况。花点时间做好这类应急预案并提前列出来。危机发生前、紧张局势升级前绝对是处理这些问题的更好时机。

Tyler Davidson   

当然。感谢你加入我们。在今天结束之前，有没有什么趋势是你正在关注的？另外，即将到来的中期选举可能会改变权力平衡，至少在美国政府层面是这样。

人们对此有什么讨论？我知道很难预测其影响，但你怎么看？如果我们明年再进行同样的对话，你预计我们会讨论些什么？

Jill Blood   

是的，我认为客户通常都在与不确定性作斗争。比如法律的不确定性会带来什么不可预测性？

像选举周期这样的变革时期总是如此。人们对此深思熟虑。在这个周期中，我们没有听到任何真正的担忧。

我认为在活动合同方面，我们可能看到最大的变化是，如果国会发生变化，我们可能会看到更多试图监管人工智能等事物的尝试，更多的隐私法出台，这可能会影响合同的撰写方式及其内容。但无论哪个政府执政，这些法律都很难通过。毕竟有很多强大的科技公司。

创新层出不穷。既有许多理由推动加速发展，也有许多理由需要审慎对待。而且这一领域演变极快，目前很难通过立法加以规范。我认为许多州都在尝试并面临挑战。欧盟也在尝试并面临挑战。但无论中期选举结果如何，我相信我们将看到更多州、团体、组织和国家试图为人工智能监管赋予实质约束力；明确其使用方式及具体形态。 

因此，我认为人们尽可能保持对以下方面的了解将至关重要：如何使用这些技术；这具体是什么样子；以及合同规则将如何向前推进。 
我怀疑在未来五到六年里，人工智能的监管方式及其允许的应用范围将成为我们所有人思考事项清单上的首要任务。

一年前，有些与人工智能等相关的词汇我甚至可能从未听说过。而现在，我的意思是，它已成为我日常工作流程中如此重要的一部分，以至于几乎变得像电子邮件一样，难以想象在不整天与人工智能互动的情况下完成工作。 

而在过去一年里，这种趋势对我们来说更是急剧上升。要设想五年后我们会处于什么境地，简直难以想象。

Tyler Davidson 

好吧，感谢你今天加入我们，Jill。

Jill Blood   

当然，和你交谈总是很愉快。

Tyler Davidson   

刚才那位是 Jill Blood。她是 Maritz 的首席法务官。我是 Tyler Davidson，《Meetings Today》的副总裁兼首席内容总监。感谢 Jill 的加入，也感谢所有收听《Meetings Today》播客的听众。 

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所以，感谢你的收听。无论你接下来的一天打算做什么，都要让它精彩起来。