IAEE 分享向主办城市争取更多支持的实务方法

展览成本不断攀升，而主办方常常为一些他们从未定价的开支背锅。参展商会权衡参展的全部价格——从机票、酒店住宿到餐饮、地面交通和展位费——当总价感觉过高时，他们就会开始质疑这个展是否值得跑一趟。与此同时，全球各地目的地之间的办展竞争比以往任何时候都激烈，许多目的地愿意向主动提出请求的主办方提供实实在在的支持。

最近一期由 MBB Consulting Group 的 Matthias "Tesi" Baur 参与的 IAEE Executive Insights Hour 探讨了全球各地城市和政府部门如何支持本地举办的展会，以及主办方无论运营的是小型区域性聚会还是全球旗舰展，可以做些什么来获取这种支持。有四条经验值得借鉴。

把影响力花在刀刃上

场地租金和注册费加起来还不到参展商参展总支出的一半以下（不到三分之一）。其余的花在机票、酒店、餐饮和出租车上，而酒店价格往往恰好在你的展会举办时飙升。你无法制定这些价格，但可以围绕它们引导话题。

按价格比较城市。有一项基准调研追踪了英国各地展会期间的三星、四星和五星酒店房价，发现格拉斯哥相对实惠，伦敦昂贵，曼彻斯特、伯明翰和利物浦居中。
公布你谈下的协议价，放在公开价格旁边。看得见的优惠能向参展商表明你在为他们奔走。
用适中的注册费搭配折扣房，缓解那些你无法控制的成本带来的压力。

参展商会注意到谁在为他们发声，这份好感会延续到续订季。

让竞争为你所用

那些需要争取展会的目的地往往会构建最有力度的支持方案。在新冠疫情和政治动荡之后，香港为达到一定规模的展会承担了场馆费用。泰国和海湾国家随后也推出了各自的积极计划，沙特阿拉伯则已承诺投入数十亿美元。

研究竞争对手城市提供什么。香港的项目由三个政府部门协同运作，这一结构值得研究，即使你从不在那里办展。
记住场馆费用是可以谈判的。巴塞罗那展览中心（Fiera Barcelona）曾提供一年免费场馆使用，把一个展会从马德里拉了过来。
不要忽视较小的市场。卡塔尔凭借现代化的航空枢纽和现代化的展览场馆，能与较大的邻国竞争。

自疫情后高峰以来，这些计划有所降温，但目的地之间的竞争仍在不断带来新的优惠。

在市政厅陈情

很多官员并不知道展览能带来多少收入，直到有人把数字摆在他们面前。即使在展览业高度成熟的德国，一次精心准备的汇报也曾说服一位市长和一位州长在他们原本可能忽视的展会上发表讲话。

定期委托开展经济影响研究。一家主办方利用亚特兰大的年度研究来谈判酒店客房预留并巩固与该市的关系。
与同行联合起来。同一城市的五个规模不大的展会以集体名义去找市长，展示了任何一家单独都无法达到的综合影响力。
直接开口要。一些美国大型主办方会直接询问城市能提供什么，从而带走价值高达100万美元的定制化优惠方案。

筹码随着规模和数据的增长而增加，所以要尽早开始积累这两者。

想到支票之外

最有价值的支持未必是现金。泰国会展局为Money 2020曼谷提供了通往政府领导层的快速通道，包括在活动启动一周内安排与财政部会面。亚特兰大会议及旅游局则与一场展会互换宣传资源，提供标识和简报专题报道，以换取目的地的曝光。

申请礼宾服务，为你打开通往部委、协会和本地供应商的大门，尤其是在进入一个新国家时。
用宣传换宣传，与你的会展局互换资源。成本很低，双方受益。
仔细审视每一条条款和条件。非常慷慨的优惠可能附带会束缚主办方手脚的要求。

还要考虑吸引力：一项对40位展览总监的调查显示，目的地是选择场馆时第二重要的因素。

尽早问、经常问

支持很少会主动送上门。无论你运营的是地区性会议还是全球旗舰活动，能够取得成果的主办方都会带着数据、创意和对自身需求的清晰认识去接触所在城市。

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文章《如何从主办城市获得更多支持》首发于IAEE。