Sarah Niatoa分享以目标为导向的企业活动策划方法论

Berkshire Partners’ Sarah Niatoa shares how strategic planning, attendee feedback and data-driven decisions can help meeting professionals demonstrate event value and strengthen executive relationships
企业活动面临着紧张的日程安排、不断变化的业务重点以及对有意义参与日益增长的期望。对于与金融高管合作的会议专业人士而言，成功不仅仅意味着提供无缝衔接的项目方案。它意味着了解与会者需要获得什么，将体验与组织目标保持一致，并展示清晰的投资回报。
在 Smart Meetings 的网络研讨会《有目的地设计：如何在金融公司奖励旅游、客户及内部活动的议程中注入意义》（Designing on Purpose: How to Infuse Meaning in Event Agendas for Finance Company Incentives, Client and Internal Events）上，Berkshire Partners 的市场与传播经理 Sarah Niatoa 分享了建立领导层信任、衡量活动成功以及创造值得与会者投入时间的体验的策略。

Niatoa 拥有超过 12 年的私募股权经验，她强调成功的活动设计始于一个基本问题：与会者应从这次体验中获得什么？

无论目标是帮助投资者理解公司战略、加强高管关系，还是让员工与组织优先事项相连接，明确的目标都应指导规划决策。

在制定议程或选择场地之前，Niatoa 建议与关键利益相关方就两到三个优先事项达成一致。这种方法还有助于策划人员通过区分必要投资和简化机会来做出更明智的预算决策。

“成为必要的预算项目源于能够解释业务从对活动的投资中获得了什么，”她说。

要在执行领导层中确立信誉，需要准备、清晰的沟通和正确的判断力。Niatoa 建议向领导者提出具体的决策选项，解释潜在的权衡取舍，并提供推荐方案，而不仅仅是请求指示。

了解部门优先事项同样重要。在 Berkshire Partners，Niatoa 与投资者关系部、投资团队和其他利益相关方合作，以协调受众选择、内容和建立关系的机会。

她还主张在规划过程早期记录职责和决策权。确定谁负责每项任务、谁提供输入以及谁做最终决定，可以防止最后一刻的混乱。

当出现分歧时，Niatoa 鼓励策划人员建设性地阐述建议，并利用与会者反馈来支持其推理。她指出，历史数据可以帮助利益相关方更客观地评估各种选项。

出席人数和满意度评分仅提供了一部分情况。Niatoa 根据运营绩效、预算、受众构成以及在初始规划期间设定的目标来评估活动。

Berkshire Partners 的活动后调查会检查具体要素，包括场地选择、演讲嘉宾、场外活动、社交机会和活动前沟通。

为了提高参与度，该公司开始在调查问卷结束时为与会者提供礼品卡和演讲者书籍的选择。这一策略使参与率在两年内从约 15% 提高到了 85%。

“反馈是一份礼物，无论是什么样的反馈。”Niatoa说。

人工智能还帮助团队分析历史和当前的回复，识别反复出现的偏好并准备领导层报告。这些洞察为项目规划、场地选择和预算决策提供了依据。

这种方法甚至有助于确定何时应停办某项活动。在审查了出席人数下降、参与度降低以及预算限制后，Niatoa建议取消该公司的CXO峰会。

参会者的反馈也促使Berkshire Partners重新思考其旗舰高管会议。此前被压缩成紧凑日程的活动现在持续两天半，为社交网络、演讲者和场外体验留出了更多时间。

Niatoa表示，参会者始终将建立人脉视为活动中最有价值的组成部分之一。即使是微小的日程调整，例如在两场会议之间增加20分钟的空档，也能创造非正式对话的机会。

该公司还通过当地的地接社合作伙伴融入具有目的地特色的独特活动。过去的体验包括参观纳什维尔一家正在运营的录音棚后台以及在奥斯汀进行香肠制作活动。

与单纯依赖传统的团队建设练习不同，这些体验让高管们有机会在常规职业职责之外建立联系。

Niatoa的方法也延伸到了内部聚会。2026年，Berkshire Partners将其春季全员大会与年度服务日相结合，将业务更新和员工小组讨论与社区志愿者项目联系起来。

这种统一的形式解决了关于参加两个独立活动所需时间的反馈，同时创造了以志愿服务为核心的连贯体验。

最终，Niatoa鼓励策划人员将每一次活动都视为学习、适应和展示价值的机会。

“我们要求人们投入他们的时间，我们需要明确他们应该从活动中获得什么回报，”她说。

对于寻求更强有力的高管合作关系的会议专业人士来说，这一原则提供了一个实用的起点：围绕对参会者和企业重要的事情设计每一个议程，然后利用证据来确定体验是否达到了预期效果。