Ryan Joneson：如何避免展会旺季后的现金流短缺

作者：Ryan Joneson，GlassJar 创始人

一个旺季看起来就像个旺季。车间里挤满了人，卡车在运转，预付款陆续到账。然后季节结束，在随后的平静几周里的某个时刻，银行账户余额比任何人预期的都要少。

没有出什么差错。展会是有盈利的。资金缺口源于时间差：客户何时向你付款、你何时支付搭建费用，以及展会结束后最后一张发票需要多久才能结清。

预付款是你持有的钱，而不是你已赚到的钱

当客户为一月支付的三月展会的预付款时，工作尚未完成。这笔钱在你的账户里，但它以未支付的搭建、货运和人工形式欠着。如果预付款在到账时被当作收入处理，年初的几个月看起来会比实际情况富裕得多。

这里有一个假设性的车间案例来展示其运作方式。这些数字是为了说明而编造的整数，并非来自任何真实业务。该车间在1月1日有50,000美元的银行存款，每月运营开销为10,000美元。它在季节内有三个展会，分别在3月、4月和5月。每个都是价值100,000美元的项目，搭建、运输和安装成本为70,000美元。

每位客户在其展会前两个月支付40,000美元的预付款。搭建成本分两半支出，一半在展会前一个月，另一半在展会当月。剩余的60,000美元尾款在展会结束时开票，并在大约60天后支付。

这三个展会带来的收入比搭建成本高出了90,000美元。尽管如此，四月的账户透支了45,000美元，五月仍然短缺，而这正是车间感觉最忙碌和最成功的时期。资金在六月和七月才追上，但只有在季节必须从其他地方获得资金支持之后才行。

预付款如何以及何时确认为收入是一个需要咨询你的会计师的问题。无论它们如何入账，现金流要点保持不变。

安排预付款节奏以匹配支出

上述例子中的资金缺口不是由展会造成的。它源于一种付款时间表，将大部分客户的款项放在你的成本之后，而不是与之并行。实际上，你的车间是在向每位客户提供部分搭建资金的贷款。

有几种方法可以缩小这一差距，每种方法都有权衡取舍，所有者必须在客户关系和工作竞争之间进行考量。

签约时收取更大的预付款可以覆盖更多的早期设计和材料费用。进度付款，即在购买材料或预订货运之前到期，使客户的资金在最大账单落地的那一刻进入账户。并且设定固定日期的尾款到期日，而不是“展会后”，可以防止最终付款拖延。

用不同的时间表运行同样的三个展会：签约时支付40,000美元，订购材料前支付30,000美元，最后30,000美元在展会结束后30天的固定日期到期。相同的工作、相同的成本和相同的利润。这一次，银行余额从未低于60,000美元。差异完全在于资金到达的时间。

这一切都不是免费的。习惯于在展会后支付尾款的客户可能会提出异议，而在赢得现金流论点却失去工作的时间表并没有帮助。了解这个数字能让你决定在哪里坚持立场。

在淡季来临之前阅读资产负债表，而不是在期间

损益表告诉你这个旺季是否赚了钱。资产负债表则预示了接下来几个月的资金感受。其中三行数据起了主要作用。

已收取的定金，有时标记为客户存款或递延收入，显示你的现金中有多少已经承诺用于尚未完成的搭建工作。客户欠款表明还有多少款项待入账以及大致时间。应付账款显示即将支出的费用。综合来看，这些数字能提前预警现金流压力。

看看3月底的第一家店铺。账户余额为$35,000，看起来不错。但它持有$80,000的4月和5月展会定金，而这些搭建工作的成本中仍有$105,000未支付。客户欠付3月展会的款项为$60,000，且两个月后才到期。将这些数据结合起来看，说明在4月真正到来之前，资金链就会变得紧张。

在繁忙季节中期快速查看这三个数字，可以为你提供数周的预警时间。这通常足以让你追讨尾款、调整付款日期，或在从容的情况下安排短期周转，而不是仓促应对。

在繁忙季节开始前，将以下内容整理在一页纸上：

• 日历上的每场展会，包括其定金、进度款和尾款的支付日期。
• 每项业务的劳务费、运费和材料费实际支付的月份。
• 通过逐月预测银行余额，覆盖旺季后相对清淡的几周。
• 每月检查一次已收定金、客户欠款和应付账款（在高峰期）。
• 最低预测余额，以及如果跌破零值你将如何弥补。

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