ICCA 采用 MementoPhoto.AI 平台实现会议照片实时个性化分发

ICCA 与 MementoPhoto.AI 如何让活动摄影更易于管理、让参会者体验更具个性化，并为赞助商创造更大价值。

挑战 

对于 ICCA 的市场营销团队而言，每次活动后的照片处理曾带来额外的负担。 

由于 ICCA 组织国际大会、区域活动并参加大型贸易展会，团队经常收到演讲者和参会者寻找自己照片的请求。查找这些照片意味着要在数千张图片中搜索，核对不同日期、场地和场次中的文件，并与同事及摄影师跟进。 

当市场营销团队需要用于社交媒体和电子邮件营销活动的图片时，也必须重复同样的流程。 

“在引入 MementoPhoto.AI 之前，我们总会收到大量会后沟通信息，演讲者或参会者只是询问他们特定的照片。”Cristina Gonzalez，ICCA 高级市场协调员 

但挑战不仅在于工作量，还在于时效性。 

照片通常在活动结束后五天甚至一周以上才送达。到那时，参会者已经回家，对活动的兴奋感也开始消退。在一个包含一千张或更多图片的图库中找到特定的一张照片更是另一件麻烦事。 

“在过去的经验中，我们必须等待活动结束五天后，有时甚至超过一周才能收到照片，所以你某种程度上失去了那种体验。你可能认为它们只是照片，但它们实际上是活动体验的一部分。”Gino Ferruzo，ICCA 市场协调员 

对于 ICCA 来说，这凸显了重新思考活动摄影角色的机会。团队希望不再将照片视为活动后分发的物品，而是将其作为体验本身的一部分。 

解决方案 

自 2025 年起，ICCA 与 MementoPhoto.AI 通过全球合作伙伴关系开展合作，ICCA 在其所有全球活动中使用该平台。 

该平台将照片交付、内容管理和分发整合在一处，同时允许 ICCA 保留对其图库、品牌标识和发布内容的控制权。 

概览： 

• 个性化照片访问。参会者在大会应用程序中扫描二维码，拍摄自拍，并在公共图库旁边的“For You”文件夹中找到他们的照片。 

• 内容和品牌的控制权。 团队决定哪些内容公开，并按活动应用不同的品牌标识（例如在同一周内，通过单个 URL 分别展示 ICCA Association Circle 和 IMEX Frankfurt）。 

• 自动赞助商交付。 基于 ICCA 在活动前分享的名单，赞助商和合作伙伴会自动收到其相关人员的照片。 

• 现场互动。晚间活动的背景板和红毯、二维码标识以及活动屏幕上的实时照片流，将与会者引向他们的照片。 

• 专属支持。一位专属项目经理负责在平台上引导摄影师入驻，且 MementoPhoto.AI 团队将在大会期间为 ICCA 提供现场支持。 

通过二维码和大会应用程序实现个性化访问 

查找您的活动照片变得简单快捷。 

MementoPhoto.AI 生成二维码，ICCA 将其放置在会议应用程序中和场馆周围。与会者扫描二维码，自拍一张，即可进入一个“为你推荐”文件夹，其中仅包含他们出现的照片。公共文件夹位于其旁边，展示活动亮点。 

当多个活动背靠背进行时，与会者只需保留一个入口。在法兰克福的 IMEX 周期间，ICCA Association Circle 活动和 IMEX 上的 ICCA Programme 共享同一个 URL 和一个二维码。IMEX 参会者也可以浏览公开的 ICCA Association Circle 照片。 

访问权限不仅限于 ICCA 会员。在拉丁美洲的 FIEXPO 上，来自其他协会的与会者也扫描了该代码。 

ICCA 掌控每一张照片 

个性化交付并不意味着放弃控制权。 

ICCA 团队可以看到每张照片并决定哪些成为公开照片。每场活动在照片上都带有自己的品牌标识。 

对于内容方面，营销团队可按日期、地点和场次进行筛选，以找到社交媒体和电子邮件所需的确切镜头。所有活动的所有照片都存储在一个地方。 

每次活动结束后，后台都会生成一份统计报告：注册用户数、活跃用户数、下载量、参与率、已交付照片数，并按每日和每位摄影师细分。ICCA 的区域经理使用它来进行内部汇报。 

自动向赞助商和合作伙伴交付照片 

活动摄影也为 ICCA 的合作伙伴提供了参与体验的机会。 

在活动前一周，ICCA 分享其赞助商和演讲嘉宾名单。活动期间，每个合作伙伴的市场联系人会收到自己人员的照片，并可立即发布。 

让现场摄影栩栩如生 

在波尔图举行的 ICCA 大会上，摄影师和摄像师从周六到周三覆盖了 9 个场地。其中包括作为主会场的 Alfândega 会议中心、遍布全市举办活动的另外 5 个场地，以及晚间社交活动场所：欢迎招待会的证券交易所宫（The Stock Exchange Palace）、晚宴的 Super Bock Arena，以及 I amsterdam Night 的 F.C. Porto Dragão 体育场。 

该设置旨在引导参会者查看他们的照片： 

• 晚间活动的红毯和背景板区域，用于打造标志性拍照时刻。 

• 背景板旁的标识牌，以及巡回摄影师告知代表他们的照片已通过二维码提供。 

• 咖啡区屏幕上实时播放摄影师拍摄的照片。 

• 供代表发布内容的社交媒体墙。 

在 IMEX 展会上，ICCA 展位设有一面以巴拿马城下一届大会为主题的照片墙，并在展台上展示了 MementoPhoto.AI 的二维码。 

活动前和活动期间的专属支持 

一名专属项目经理与 ICCA 共同筹备每场活动：包括画廊结构、品牌塑造、受众定位和摄影师简报。由目的地预订的摄影师在活动开始前会收到关于平台的入职培训电话。 

大会期间，MementoPhoto.AI 团队在现场提供支持，并为活动周建立了聊天群组。 

“你们响应非常迅速并为我们提供帮助。我认为最大的证明就是这次大会。我们无法通过其他方式捕捉到大会的精髓。[...] 你们在现场也很有帮助。当然，我们喜欢这个平台，因为它易于管理。” Claudia Bastidas, ICCA 高级营销经理 

对于在葡萄牙波尔图举行的 ICCA 大会，这意味着 1,514 名参会者在 5 天内使用了 6 名摄影师。 

隐私：保护代表及其主办协会 

个性化活动摄影也伴随着一项重要责任：保护照片中的人物。 

对于组织国际活动的协会而言，在众多优先事项中，隐私问题容易被忽视。但活动照片可能包含个人数据，组织者需要了解涉及的不同权利和义务。 

“我认为隐私部分是我们经常忽视的东西，我想协会也是如此，因为有更多优先事项需要考虑。但最终，这也关乎合规性。” Gino Ferruzo, ICCA 营销协调员 

一张照片上的三种法律框架 

每张活动照片同时承载三套规则： 

• 摄影师权利。 与摄影师签订的合同必须赋予组织者使用照片的权利。 

• 肖像权。 组织者对个人图像的使用权限（网站、杂志、社交媒体），通常由注册条款涵盖。 

• 个人数据。 在欧洲，可识别某人的照片受 GDPR 约束，北美和世界其他地区则有不同的规定。 

协会经常向 MementoPhoto.AI 咨询他们可以分享什么内容、如何征求同意，以及欧洲和北美的规则有何不同。 

为什么公开照片链接存在风险 

许多活动仍然在公开链接上发布所有照片，例如 Flickr 相册。这会将每位与会者的图像暴露给任何人，就像公布完整的与会者电子邮件列表一样。对于像 ICCA 那样欢迎首席执行官和其他高层人士参加的活动来说，这通常不是一个可行的选择。 

代表们的变化 

• 他们选择参与。面部识别仅针对选择加入的代表运行。 

• 他们给予明确同意。在代表上传自拍之前，MementoPhoto.AI会显示一份专门的同意书，独立于使用条款。每次同意都会记录时间戳和所显示文本的版本，以便组织者可以证明该同意已给出。 

• 没有它，他们仍可访问照片。不喜欢使用面部识别的代表仍可查看组织者提供的公共画廊。 

• 他们只能看到自己的照片。“为你推荐”文件夹向代表展示他们出现在其中的照片，而不是其他人的照片。 

• 他们可以随时改变主意。从账户设置中撤回同意或删除账户，将立即擦除自拍和生物特征数据并关闭面部识别功能。 

• 他们的生物特征数据受到限制。这些数据仅用于查找代表的照片，保存时间不超过组织者设定的活动空间期限，并且仅在欧盟境内托管。 

ICCA 及其成员的变化 

• 不再有公开转储。ICCA 团队查看每张照片并决定哪些成为公开亮点。其余照片对照片中的人保持私密。 

• 所有照片的一个地方。来自每个活动的照片都位于一个受控空间中，而不是共享驱动器和链接。 

• 按他们的条件分享。赞助商和合作伙伴只收到自己人员的照片，而不是整个活动库。 

协会可以依赖的内容 

• GDPR 下的清晰角色。协会是数据控制者，而 MementoPhoto.AI作为其处理者，仅根据其指示行事。 

• 应请求提供同意证明。带时间戳的同意记录可供组织者用来证明合规性。 

• 不重复使用数据。照片和个人数据绝不出售或用于广告。没有生物特征数据流向第三方 AI 提供商，也没有与社交媒体平台的连接。 

• 摄影师不涉及个人数据。他们无法访问生物特征数据、面部识别或代表的账户。 

• 由协会设定保留期。当协会定义的活动空间过期时，或者如果协会提前关闭空间，则删除照片和数据。 

• 覆盖美国及国际活动。 MementoPhoto.AI 能够适应活动举办地的当地法规。在美国，该政策包含针对伊利诺伊州 BIPA（生物特征信息隐私法）以及加利福尼亚州 CCPA/CPRA（加州消费者隐私法案/加州隐私权利法案）的具体条款，这与 ICCA 的北美活动相关。对于世界其他地区的活动，数据托管在欧盟境内，代表可以从活动举办国访问他们的照片库。 

成果：减少追踪，提升体验 

借助 MementoPhoto.AI，ICCA 改变了其管理和分发活动摄影的方式。这些益处不仅惠及营销团队，还延伸至代表、赞助商及更广泛的 ICCA 社区。 

团队不再需要处理同等数量的单独照片请求，也不必在活动后反复搜索文件： 

“我们按时获得了高质量的照片。我们不需要去催促别人。[…] 这彻底改变了游戏规则。” Claudia Bastidas, ICCA 高级营销经理  

来自不同日期、地点和会议环节的照片可以进行筛选，以找到适合用于社交媒体或电子邮件通讯的正确图片： 

“通过日期、地点和会议环节进行筛选，并在我们的通讯中找到确切的图片，无论是用于社交媒体还是电子邮件，都非常有用。” Cristina Gonzalez, ICCA 高级营销协调员 

代表们获得了更加个性化的体验，而赞助商和合作伙伴也能更早地获取相关图片。据 ICCA 称，对该平台的积极反馈也有助于成员对组织及其活动质量的看法： 

“他们对平台的评价非常积极，这也提升了我们的品牌形象 […] 它帮助我们交付高质量的活动。” Gino Ferruzo, ICCA 营销协调员 

这种体验也影响了 ICCA 以外的组织。一位 EANS（欧洲神经外科医师协会）的代表在波尔图参加 ICCA 大会时作为与会者使用了 MementoPhoto.AI，随后决定在他所在协会的自己的大会上推广该平台。 

这表明，改善后的代表体验可以在更广泛的协会社区中激发对新解决方案的兴趣。 

用 MementoPhoto.AI 运行您的下一场大会

您的活动摄影不仅仅是记录场合。它可以帮助代表重温体验，为赞助商提供可分享的相关内容，并让您的整个团队工作更轻松。 

正在筹备大会或协会活动？您可以保留自己的摄影师，或者与我们在 50 多个国家的摄影师合作。 

预约演示

什么是 MementoPhoto.AI 

MementoPhoto.AI是一个活动照片平台。它利用面部识别技术，在活动进行期间，将每位参会者出现的照片以个性化且带有品牌标识的画廊形式交付给他们。参会者扫描二维码并自拍：无需下载应用程序。 

MementoPhoto.AI不是一家摄影机构。大多数主办方使用该平台配合自己的摄影师，但 MementoPhoto.AI在需要时可以通过其遍布50多个国家的网络提供摄影师。 

专为活动主办方打造，它将活动摄影转变为全新的分发渠道：照片触达代表、演讲者和赞助商，他们分享这些照片，而营销团队则获得一个可搜索的照片库以及关于照片如何被使用的报告。 

• 为每位代表提供个性化体验。 每位代表都能收到属于自己的照片，这提升了参与度，并增强了对活动背后协会的归属感。 

• 简化会后照片工作。 照片自动分类，智能链接将正确的照片发送给正确的人，因此没有人需要花费数小时浏览数千张照片或与不同的人分享不同的链接。 

受到全球7,500多场活动的信赖，MementoPhoto.AI在2026年Event Technology Awards AI Edition上荣获“最佳参会者旅程个性化AI奖”。