户外变室内：Cedars-Sinai Sunset Soirée 48小时紧急转场的策划复盘

Cedars-Sinai 董事会举办的“日落晚会”（Sunset Soirée）筹集了数百万美元，用于资助早期医学研究。照片：Gonzalo Marroquin/Getty Images for Cedars-Sinai Board of Governors

加利福尼亚州伯班克——就在 Cedars-Sinai 董事会“日落晚会”举行前几天，活动制作人 Missy Slay 面临着一个在策划一场 750 人户外盛典时谁都不想遇到的问题：天气预报每小时都在恶化。

这场定于 10 月 11 日举行的医院筹款活动原本计划接管华纳兄弟制片厂的中街（Midwest Street），将标志性的外景地改造成一个沉浸式的好莱坞街景，配有餐饮和零售快闪店、灯光树木以及可识别的电视和电影布景立面。但随着降雨概率攀升至 81%，SLAY Events 的首席执行官 Slay 知道原计划行不通了。

“我们距离活动开始还有 48 小时。我们正处于全面执行模式，”Slay 回忆道。“我们一直在发送安装工作的最终供应商资料包。”

随后进行了一次大规模的最后一刻制作调整，将整个活动移至室内——并最终帮助 Cedars-Sinai 为其“Innovation to Impact”（创新致胜影响力）活动筹集了超过 310 万美元。

照片：Gonzalo Marroquin/Getty Images for Cedars-Sinai Board of Governors

这场晚宴汇聚了来自娱乐、医疗、商业和慈善界的嘉宾，以表彰 HBO Max 医疗剧《The Pitt》背后的团队，包括 Noah Wyle、John Wells 和 R. Scott Gemmill，以及慈善家 Jaime 和 Andrew Schwartzberg。华纳兄弟的场景设置尤为贴切：《The Pitt》在伯班克的片场拍摄，而 Cedars-Sinai 的医疗专业人员也为该剧贡献了专业知识。

对于 Cedars-Sinai 的领导层来说，当晚最大的惊喜不仅仅是制作团队成功完成了搬迁。而是室内版本的效果可能比原计划更好。

“非常初步的行动后对话和行动报告，甚至当晚的反馈都是：‘天哪，这在摄影棚里效果太好了’，”Cedars-Sinai 负责发展的高级副总裁兼首席发展官 Arthur J. Ochoa 说道。

事实上，该组织已经在考虑在下一次晚宴中再次使用这些室内空间。

照片：Gonzalo Marroquin/Getty Images for Cedars-Sinai Board of Governors

尽管团队有一个雨天应急预案，但没有足够的遮蔽设施来容纳户外的宾客。在得知两个华纳兄弟摄影棚可以提供使用——前提是清空现有的生产设备——之后，团队最终决定将整个晚宴移至室内。

“转移到摄影棚要求我们迅速、富有创造性且深思熟虑地进行调整，”Slay 说。“首要任务始终是保留中街的原始愿景和魔力，并且绝不妥协宾客体验。”

主要挑战在于在两个互不相连、总面积约 46,000 平方英尺的摄影棚内重现户外街景的魅力——而且几乎没有时间重新考虑预算。“作为活动制作人，身处一块开放的空画布通常是梦想成真，”Slay 指出，“但只有 48 小时的时间，我们最大的挑战是：如何布置这个空间并让它感觉是经过精心设计的？”

照片：Gonzalo Marroquin/Getty Images for Cedars-Sinai Board of Governors

解决方案是将街景搬进室内。制作团队制作了店面以替代外景场地的立面，并配有本次活动餐饮合作伙伴的品牌标识。路灯、路标以及 12 到 13 英尺高的发光树木有助于唤起户外社区的感觉。甚至一辆 34 英尺长的糖果马车也被安置在新空间内。

团队还重建了活动赞助商 Steak 48 的快闪店，融入了吊灯、标牌、长椅和其他餐厅细节以保持原始愿景。“他们希望这就像一个真实的 Steak 48 快闪体验，”Slay 解释道，并指出这家高端牛排馆捐赠了当晚的所有食物。

Gonzalo Marroquin/Getty Images for Cedars-Sinai Board of Governors

新的布局将活动分为两个截然不同的体验环节。23 号摄影棚举办招待会，设有沉浸式互动装置以及来自 Steak 48、Pink's Hot Dogs、Sweetgreen 和 Van Leeuwen 等合作伙伴的美食供应。随后嘉宾过渡到 30 号摄影棚参加颁奖仪式、现场拍卖和娱乐表演。

由于摄影棚之间没有连接，团队还必须重新思考宾客动线，并为可能下雨的空间转换做好准备。鉴于供应商已经根据原定时间表订购了物资，Slay 的团队将用餐体验延伸到了第二个摄影棚，而不是让食物浪费掉。

“我们将咖啡站、甜点站以及另一个 Steak 48 快闪店都移到了那个空间，”她说。

照片：Gonzalo Marroquin/Getty Images for Cedars-Sinai Board of Governors

Ochoa 指出，董事会近年来刻意摆脱传统的宴会厅盛典，希望能吸引更年轻、更多元化的支持者一代，同时又不疏远长期捐赠者。“在不失去基础人群的情况下，我们需要扩大受众群体，”Ochoa 说，“他们决定采用更像街区派对的形式是正确的方向。”

该组织最初在 2024 年将这一概念带到了华纳兄弟的外景场地，但户外环境有一个缺点：宾客分散在各个街道上，难以找到彼此——甚至无法发现所有的美食摊位。“在一个光线更好的封闭环境的摄影棚里，人们能够四处走动互相见面，”Ochoa 说，“人们能够从所有有趣的食物摊位中随意挑选。”

室内环境也为当晚的正式节目提供了优势。“这在声学上非常适合室内。视频更容易看清，坦率地说，我认为人们只是更舒适了，”Ochoa 说道，并提到了当晚寒冷的天气。

在幕后，这场盛典需要协调超过37家供应商，华纳兄弟（Warner Bros.）活动团队在最后时刻的变更中发挥了关键作用。“我们在华纳兄弟的合作伙伴太棒了。他们简直是我们的生命线，”斯莱伊（Slay）说，“每当出现状况——我们实际上是在彻底调整每一个环节——他们总是支持着我们。”

照片：Gonzalo Marroquin/Getty Images for Cedars-Sinai Board of Governors

团队还必须调整当晚名人获奖者和表演者的后勤工作。出演 The Pitt 的女演员凯瑟琳·拉纳萨（Katherine LaNasa）向怀尔（Wyle）、威尔斯（Wells）和杰姆米尔（Gemmill）颁发了好莱坞领导力奖，而音乐人安迪·格拉默（Andy Grammer）则以包含《Honey, I'm Good》和《Keep Your Head Up》的表演为晚会画上句号。

尽管忙乱不堪，室内环境依然营造出了一些好莱坞魔力。斯莱伊回忆说，她无意中听到拉纳萨形容接待空间“非常迷人”且“很有老派好莱坞风格”。“对我来说，那就像是‘好吧，这对我们来说很顺利’，”斯莱伊说道。

Gonzalo Marroquin/Getty Images for Cedars-Sinai Board of Governors

该盛典支持董事会的“从创新到影响”（Innovation to Impact）6000万美元筹款活动，该活动资助包括癌症、神经科学、儿童健康、自身免疫性疾病以及代谢疾病与衰老等领域的早期医学研究。

奥乔亚（Ochoa）表示，两组获奖者都有助于将西达赛奈医疗中心（Cedars-Sinai）的使命置于核心位置。他对由 The Pitt 团队制作的致敬视频印象尤为深刻，该视频较少关注获奖者本人，而是更多地聚焦于急诊医学面临的挑战。

“令我震惊的是它如此专注于[西达赛奈]，以及如此专注于提供临床护理的总体困难，特别是当今美国和城市中心的急诊护理困难，”他说。

Gonzalo Marroquin/Getty Images for Cedars-Sinai Board of Governors

然而对奥乔亚而言，最难忘的时刻之一仅仅是走进完工的空间并看着活动展开。“老实说，我最喜欢的时刻是能够出席一场正在顺利进行的活动，”他笑着说，“在看到经过那次大规模调整后，整个活动执行得如此完美无瑕之后。”

虽然这次意外的变动要求制作团队和西达赛奈的活动团队付出斯莱伊所描述的“大力神般的努力”，但它也强调了灵活性和协作在大型现场活动中的重要性。

“场景变了，但夜晚的核心保持不变，”她说。“这是关于颂扬慷慨精神和推进医疗保健事业。这让所有的辛勤工作都变得值得。”

其他供应商包括 Ultraviolet Florals, A3 Visual, Found Rentals, The Candy Coach, BBJ La Tavola, MTB Event Rentals, Royal Restrooms, The Green Screen, Bright Rentals, 以及 Town & Country Event Rentals.