IAEE分享四项创意活动设计策略以提升展会效果

活动专业人士被要求利用每一场展会做更多事情。他们需要更好的数据、更安全的环境以及更令人难忘的体验——通常还要同时做到这些。最近一场关于创意活动设计的 IAEE Emerging Leaders Insight Hour 将行业专业人士聚集在一起，交流有关场次评估、健康与安全以及员工差旅的经验教训。在这里，我们深入探讨引起该群体共鸣的四项策略。

大声提出请求

被动式二维码无法承担重任，因此一位组织者在三年内测试了椅背码、演示文稿结束页幻灯片和纸质讲义。当演讲者指向最后一张幻灯片并邀请现场人员响应时，数字渠道获得了最强劲的效果。

口头提示。让演讲者在与会者离开会场前提醒他们扫码。
把握提示时机。在场次结束后立即发送应用通知可以捕捉快速反馈。
个性化会后邮件。它们适用于基本反馈，但在多日活动期间参与度会逐渐下降。

由于面对面互动，纸质讲义赢得了最高的参与度，但可持续发展目标正推动活动转向数字化。经验在于，即使调查问卷不再以纸质形式存在，人际接触依然重要。

奖励反馈并发挥创意

调查疲劳和通知过载是真实存在的风险，尤其是当参展商已经购买了推送通知位时。将警报留给高优先级消息，并为与会者提供响应的理由。

提供激励措施。礼品卡抽奖是一种保持人们参与度的策略，每完成一个场次可获得更多抽奖机会。
将调查与价值挂钩。认证学分或解锁的场次幻灯片将反馈变成一种交换，而不是一项苦差事。
采用模拟方式。尝试线钉墙展示、统计选择数的按钮站、临时工作人员在门口收集口头反馈，或使用私人录音亭获取更丰富的评论。

创意形式让人感觉像是从屏幕中解脱出来，并且往往能提供典型反馈渠道可能无法提供的见解。

在需要之前分享升级计划

在一场活动中，一名演讲者明显醉酒到场，在完成一半演讲后被一名与会者举报。内容团队不知道正确的升级链条（从内容到运营再到安保），因为从未有人与他们分享过这一流程。

举行两级简报会。分别向部门负责人和所有员工进行简报，以便每个人都了解超越基本消防疏散的升级链条。
制定问责政策。伙伴制度、两人同行规则和定期签到保护着员工的安全，特别是在深夜和清晨时段。
使安全信息可视化。在活动应用程序和标识牌上列出自动体外除颤器（AED）位置、附近医院和紧急联系人，并走遍每一个场馆，包括主办酒店。

加上心肺复苏术（CPR）和急救认证、无线电协议、晨间简报和活动后汇报，你的团队就能准备好应对超出基础范围的情况。

让你的团队（和与会者）体验城市

策划人员和员工经常前往激动人心的目的地，却从未离开会展中心。将主办城市融入体验对每个人都有回报。

规划探索活动。安排会前团队聚会，提供当地欢迎礼品，并创造场外社交时刻。
策划场馆之外的项目。一场青年专业人士会议采用了自行车酒吧、融入教育内容的市中心寻宝游戏以及巧克力之旅。结果是留下了持久的回忆，甚至让一些高管产生了“错失恐惧症”（FOMO）。
做好功课。包含周边城市的详尽实地考察能揭示后勤现实情况和活动策划思路，而当地的目的地管理公司可以推荐地道的体验。

一位参会者利用带薪休假延长停留时间，以便在会后探索城市，她说这加深了她与演讲嘉宾的关系。向演讲嘉宾、参展商和当地人寻求建议是开启这些对话的简单方式。

用心设计

无论是收集反馈、保护你的团队还是展示一个目的地，共同的主线都是意图。取得最大进展的组织者沟通清晰、提前规划，并寻找创造性的方式来确保每一个接触点都发挥作用。

和你一样的行业专业人士在一个 IAEE 社区洞察时段中探讨了这些想法。快来参与讨论吧！不是 IAEE 会员？像这样的智库只是众多福利之一。立即加入行动这里。

文章 Intentional Design Elevates Your Events 首发于 IAEE。