Cvent Stephanie Sweetland 在 Smart Meetings 网络研讨会分享会展团队AI工作流落地方法

Cvent’s Stephanie Sweetland shares how event teams can prioritize AI opportunities, streamline workflows and reclaim time for more meaningful attendee experiences
*编者按：**本网络研讨会的摘要由人工智能辅助生成。*
人工智能（AI）正在为会展专业人士提供简化运营的新方式，但要充分发挥其潜力，仅采用最新工具是不够的，还需要重新思考工作的完成方式。
在由Cvent赞助的Smart Meetings知识交流网络研讨会上，Cvent营销系统高级总监Stephanie Sweetland分享了一个将AI融入会展工作流程的实用框架。从自动执行重复性行政任务到加强会后报告，她的核心观点很明确：成功应用AI需要周密的规划、可衡量的目标以及人工监督。

当Cvent就使用AI和自动化的机会调查其营销团队时，收到了超过1,500个想法。挑战不在于产生可能性，而在于识别哪些想法能带来最大影响。

“这真正向我们表明的，不是我们有想法匮乏的问题，而是优先级排序的问题，”Sweetland说。

对会议策划者而言，这意味着在选择解决方案之前，先识别反复出现的痛点。注册更新、供应商协调、预算跟踪和会后报告都可能提供自动化机会，尤其是当多个团队成员反复执行相同任务时。

Sweetland建议从头到尾梳理工作流程，记录职责、系统、交接和例外情况。团队随后可以确定哪些步骤应该自动化，哪些可以借助AI，以及哪些环节仍需人工判断。

“能通过AI完成的事情，并不意味着就应该去做，”她说。

Cvent正在将这一方法应用于会后沟通。此前，团队依靠手动流程以及零散的电子邮件、消息和会议来准备总结报告。

该公司正在开发一个利用共享的展会数据生成三项交付成果的工作流程：24至72小时内的快速总结、供策划团队使用的全面会后演示文稿，以及突出关键指标和投资回报的高管摘要。

由于基于相同的数据基础，这些报告在服务不同受众的同时可以保持一致性。AI起草材料，但展会负责人会在分发前审阅内容、纠正不准确之处并补充背景信息。

Cvent估计，这一方法可以将这些报告所花费的时间减少15%至25%，为战略分析和内容叙事腾出更多空间。

该公司还将AI和自动化应用于营销活动运营。对于其每年约300场网络研讨会，Cvent估计其新的营销活动运营模式可以节省4,200小时。制作一场网络研讨会所涉及的50多个步骤中，约75%已实现自动化，并在必要时保留人工审批环节。

在实施AI之前，团队需要可靠的数据和清晰的治理机制。Sweetland列出了数据就绪度的五个优先事项：完整性、准确性、时效性、治理以及跨系统的互联互通。

她还提醒活动策划者，在选择向 AI 工具共享哪些信息时要考虑数据隐私。个人身份信息、机密员工记录和专有文件需要特别谨慎，同时还须遵守组织的安全政策。

“AI 其实并不能修复你混乱的数据，反而会让它更糟，”Sweetland 说，并解释说，糟糕的数据质量限制了 AI 驱动的工作流程所能实现的效果。

背景信息也很重要。为 AI 提供组织的品牌语调、受众画像、专业术语和活动专属流程，有助于产出更一致、更相关的结果。

规模化应用 AI 不仅仅需要个人的尝试。Sweetland 介绍了 Cvent 的 AI 倡导者计划，该计划让指定员工有时间开发工作流程、记录最佳实践，并支持各团队的采用落地。

她还强调了随着技术演进仍将保持重要的技能，包括流程工程、数据素养、批判性思维、变革管理和情商。

归根结底，目标并不是将活动策划的方方面面都自动化，而是让专业人士有更多时间专注于技术无法复制的东西：人与人之间的联结。

“AI 可以帮助我们更快地推进，但战略、判断，以及关于什么该保留、什么该改变的艰难决定，仍然属于人，”Sweetland 说。

对于准备开始尝试的策划者，她的建议很直接：找出一个重复性的工作流程，设定一个可衡量的目标，评估底层数据的质量，然后测试一个解决方案。从小处着手可以帮助团队证明价值，并为更广泛的应用打下更坚实的基础。