通胀压力下MICE预算优化指南：从成本削减到ROI导向的策略调整

由 Cristina Cunchillos 撰写

会奖旅游（MICE）行业正处于繁荣时期。激励分散在不同地点的团队的需求，以及与客户和同事面对面交流的意愿，非但没有因数字替代方案而衰退，反而似乎日益增强。人们比以往任何时候都更重视体验集体活动、交换意见、巩固关系和建立新联系的机会。

美国运通全球商务旅行（American Express Global Business Travel, GBT）的趋势报告《Global Meetings & Events Forecast 2027》证实了公众对真实面对面体验的倾向。在接受调查的会议行业专业人士中，91%的人预计2027年用于MICE运营的预算将增加。

根据Cvent于九月发布的季度晴雨表《Meetings Industry Pulse Report》，欧洲、中东和非洲地区（EMEA）44%的meeting planners（会议策划人员）预计在2027年将举办更多的活动、奖励旅游和大会。36%的人预计出席人数将高于今年，这一比例高于之前的调查数据。

然而，尽管乐观情绪占据主导，但预期的预算增长幅度至多是温和的。接受Global DMC Partners调查的奖励旅游组织方（代理机构和企业）中有74%表示，2026年的预算保持不变或仅略有增加（平均增幅为5%）。此外，根据SITE（Society for Incentive Travel Excellence，国际奖励旅游精英协会）发布的《Incentive Travel Index 2026》，大多数买家预计将在2027年使预算适应通货膨胀，并将任何增长推迟到2028年。32.1%的人预计此后才会出现增长。

通货膨胀的影响

受中东冲突影响，燃料价格飙升导致机票价格上涨，尽管这种影响时有间歇性缓解。GBTA（Global Business Travel Association，全球商务旅行协会）的最新报告《Global Business Travel Forecast 2027》预测，2027年全球机票价格将出现1.5%的适度上涨。

酒店房价也在持续上涨。由于大宗商品价格的不确定性和波动性，美国运通GBT的《Hotel Monitor 2027》首次提供了两种不同的预期涨幅估算。例如，该报告预测马德里的酒店价格将根据全球通胀走势上涨6.1%至9.2%，墨西哥城的涨幅将在4.7%至7.1%之间波动。总体而言，报告指出拉丁美洲和欧洲的涨幅较大，而北美地区的涨幅几乎为零。

GBTA的报告分析了这些涨价对MICE的影响。据估计，2026年全球每位代表每天的平均成本将增长约3%，2027年将再增长1.5%。这一增长是由餐饮费用上涨5%至8%，以及制作和人工成本上涨6%至10%所推动的。

无论是企业客户还是代理机构，组织者面临的压力越来越大，他们必须在预算停滞与成本上升之间取得平衡。他们必须寻找巧妙的方法来为运营提供资金或在不影响参会者体验的前提下降低成本。

谁在为MICE买单？

当涉及通过赞助商或来自合作伙伴、供应商甚至参会者自身的资金贡献来降低运营成本时，企业部门相较于协会部门处于劣势。

对于大会而言，寻找赞助商更容易。不同的企业和组织、供应商或主办目的地都愿意承担部分项目的费用，或者支付一定金额以换取向代表展示其产品的权利、品牌曝光以及扩充包含新联系人的数据库。此外，代表需付费参会，而会员费本身也有助于覆盖学会或协会年度大会的成本。同样地，展览会也依靠赞助和参展商为获得展馆展位所支付的费用来获得资金支持。

相反，在会议、奖励旅游或企业活动中，责任完全落在组织者身上。虽然并非不可能，但要向赞助商证明具有吸引力的投资回报率要复杂得多。

这在很大程度上取决于活动类型，甚至是所属行业。例如，一家旅游运营商可能会为其销售团队组织培训，或为其最忠实的客户举办招待会，并由其所提供的某些酒店或目的地进行赞助——这些酒店的负责人借此可以直接向买家展示其产品，从而促进未来的预订。

还有一些企业在行业内设立奖项，并为颁奖典礼的不同类别或环节争取赞助，而在该典礼上预留席位是需要付费的。

目的地的支持

主办目的地的支持对任何会奖旅游（MICE）业务都很重要，尤其是对奖励旅游而言。Incentive Research Foundation (IRF) 的报告《Maximizing CVB/DMO Value for Incentive Travel Programs》分析了会展局（CB）和目的地营销组织（DMO）为奖励旅游采购方提供的支持，以及后者寻求的内容。55% 受访组织者希望获得基于拨款、折扣或优惠形式的财务支持。

许多目的地投入更多精力和资源来吸引大型国际大会。它们通常会赞助一场招待会、一项活动，甚至是晚宴。

当涉及会议、企业活动或奖励旅游时，财务支持通常仅限于邀请买家参加考察旅行（fam trip），以了解目的地提供的机会，或承担勘访的部分费用。

只有少数目的地为会奖旅游（MICE）业务提供援助。例如，“Meet in Panamá Now”计划今年推出，旨在九月和十月等低入住率月份吸引会奖旅游客流。该计划主要针对短期内有确认潜力的活动，如企业会议或奖励旅游，针对2026年，它为在这些月份举办的新的国际性活动提供高达10万美元的援助，条件是至少预订500间夜。首届活动的结果将被分析，并作为未来行动的参考。

在西班牙，卡斯蒂利亚-拉曼查（Castilla-La Mancha）自治区政府今年也推出了一项会奖旅游（MICE）援助计划。该计划包括向实体提供补贴，用于在该地区举办商务会议、大会、年会、研讨会、奖励旅行以及任何其他线下专业聚会。

吉普斯夸省（Guipúzcoa）政府则针对包含至少100名来自巴斯克地区或纳瓦拉以外参与者的会奖旅游（MICE）业务中的旅游活动实施提供补贴计划。该计划鼓励为参会代表及其随行人员组织平行项目，如观光游览、演出预订或晚宴等活动。

在多个北美目的地，经济援助直接面向参会代表，例如通过“出示您的胸卡”（Show your badge）等项目。只需出示其证件，参加年会和大会的人员即可在当地商店、餐厅或景点享受折扣。

此类优惠在美国的拉斯维加斯（Las Vegas）、圣迭戈（San Diego），以及加拿大的哈利法克斯（Halifax）、安大略省伦敦市（London-Ontario）等目的地均有提供。虽然这可能不会降低主办方的最终成本，但能提升体验价值。

与场馆及供应商谈判

与酒店、场馆（venues）或供应商协商尽可能最优的价格，也是试图降低成本的一种方式。但现实情况是，在绝大多数情况下，价格都是固定的，这些供应商为了保护利润率并不愿意提供折扣。

只有在买方保证大量预订或全年有多项活动的某些特定情况下，他们才可能考虑给予一定的减免。

因此，关键在于优化可用预算。为此，从一开始就进行坦诚且详细的沟通至关重要。一方面，代理机构必须明确目标，并说明是否存在绝对必要或不可变动的要素及其原因。

提问非常重要，无论需要问多少个问题都要问清楚。质疑为何所提供的视听设备优于其他更经济的选项，或者是否真的需要那么多技术人员以及那么长的搭建和拆卸时间。

供应商的主动回应同样宝贵。他们最了解自己的产品和服务，以及如何优化的可能性。一家酒店或场馆可能会建议更经济的日期、时间段或替代厅室。而拥有多家分支机构或合作公司的视听企业可以利用其技术设备和物流资源，避免租用第三方设备或聘请自由职业者。

如何扩大预算的使用效益？

Cvent在其《会议行业脉搏报告》（Meetings Industry Pulse Report）中询问了策划人员（planners），当面临比最初预期更高的成本时会采取什么措施。38%的受访者会选择调整议程内容，37%的人会考虑更换到更便宜的场馆。相同比例的人试图减少支持团队规模，而35%的人会寻求降低供应商成本。寻找更低成本的替代目的地（33%）和缩短会议时长（32%）也是其他选择。

在压缩预算时，无论是代理机构还是企业客户都需要发挥最大的创造力和毅力，以说服其客户或财务总监所提议替代方案的价值。

以下是可以考虑的一些主要领域：

• 减少餐饮供应
  餐饮供应是成本最高的项目之一，尤其是在当前许多产品价格上涨的情况下。这也是因过度浪费而损失最多的地方。估算任何活动中合适的食物和饮料数量都很困难。没有客户希望他们的客人饿着肚子离开，因此往往倾向于过量订购。自助餐尤其容易产生更多浪费，因为这些食物无法再利用或分发，例如与当地非政府组织合作进行捐赠。

一种选择是用“小吃桌”或餐车代替自助餐，并采用代币系统让代表们交换他们喜欢的食物。这不仅可能更经济，而且对代表来说也是一种更有趣的体验。

至于数量方面，可以考虑提供精简的早餐选项，因为总有人最后到达且什么都不吃，并将重点放在午餐的准备上。

• 次要目的地和替代空间
  在向客户提交提案时，代理机构应始终包含一个B计划（或多个）。这可能是一个次要目的地，在那里运营的成本远低于另一个更著名或显而易见的目的地。重要的是要证明为什么这是一个好的选择，并表明同样可以实现既定目标。对于晚宴，也可以提出一个不需要交通接送或不太知名但能提供独特难忘体验的替代场地。
• 用体验取代演讲
  根据活动的性质，不一定需要邀请一位演讲者或明星主持人来创造一个令人难忘的瞬间，让代表们愿意在他们的社交媒体上分享。可以包括由某个合作伙伴赞助的游戏、竞赛或令参与者感到惊喜并激发情感的活动。这些活动的成本通常低于聘请行业权威人士或名人。
• 高效分配人员配置
  人力成本，包括活动现场的支持人员，是一笔相当大的开支。可以通过调动团队成员承担特定职能，或者事先与酒店或场地及供应商协商真正需要多少人员、何时以及用于什么目的来降低成本。例如，视听设备供应商的人员可能在安装和拆卸之间的中间时段无事可做，这段时间他们可以承担其他任务。

从支出到投资

显然，预算将继续成为代理机构与客户和供应商谈判中的主要论点。但也许如何对待这一点的方式可以有所不同。

对话需要聚焦于所提议行动的投入产出比（ROI）。关键不在于能花多少钱，而在于客户的目标是什么、实现这些目标需要多少预算，以及如何以最高效的方式使用这笔资金。

从一开始就明确哪些要素不可或缺，尤其是如何衡量结果以证明投资物有所值，这一点同样至关重要。

参会者的满意度是良好 ROI 的基础。因此，在削减或重新分配预算时，应优先考虑那些能够提升其体验并使其更难忘的内容。没有人会记住灯光设备，但大家一定会记得那个通过建立宝贵人脉而充满乐趣的时刻。

总之，分配给会奖旅游（MICE）运营的款项应当被视为一项投资，而非单纯的成本支出。

如果将其视为简单的成本支出，那么当经济形势不利或价格持续上涨时，它将成为首先被削减的对象。然而，如果将重点放在可衡量的成果上，它将被视为值得保护甚至在未来增加的投资。

我们拥有以下人士的证言：

Malin Nilsson PortAventura Business & Events 总监

José Ferri Valencia DMC（西班牙）联合创始人

Gloria De León 巴拿马旅游局总经理

Ana Montejano 马德里万豪礼堂酒店及会议中心（Madrid Marriott Auditorium Hotel & Conference Centre）销售与市场总监

Luciano Abreu AVK-One（葡萄牙）董事总经理

Verónica Stacey Nook Agency Europe 国际活动总监

针对此主题，我们采访了：

Fátima Barbero Lighthouse（西班牙）实地营销经理
“我们希望代理机构和供应商更加努力地理解我们的目标”

文章 优化 MICE 预算的方法 首发于 西班牙语地区领先的 MICE 行业杂志。