纽约广场饭店将关闭四年：会议策划者如何应对酒店违约与翻新风险？

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广场酒店（The Plaza）不会是最后一家因已有活动预订而关闭的酒店。对于提前数年进行预订的会议策划者而言，此次关闭提醒他们应仔细审查合同中关于后续处理的规定。

广场酒店（The Plaza Hotel）一个多世纪以来一直承办纽约市最负盛名的各类聚会。如今，这座拥有119年历史、由费尔蒙酒店及度假村（Fairmont Hotels & Resorts）运营的物业将于2027年1月关闭，以修复其受地标保护的立面。预计停业将持续至2031年或更久，并将影响其282间客房、餐厅以及包括大宴会厅（Grand Ballroom）在内的活动空间。

对于会议策划者来说，这种情况暴露了一个容易被忽视的合同漏洞：当场地而非客户取消时该怎么办？ 

当酒店取消时

酒店合同通常会明确规定主办方取消时的后果，包括与客房、餐饮和会议空间相关的巨额违约金。但当酒店取消时，对主办方的保护措施往往不够明确。

专门从事会议和活动合同的律师、Grimes Law Offices, LLC总裁Joshua L. Grimes表示，双方通常具有相似的法律义务。

“活动合同的任何一方都可以取消。但如果取消是因为一方改变主意不再举办活动，或者一方违约导致取消，另一方（受损方）有权获得损害赔偿，”Grimes说道。

据Grimes介绍，当主办方取消时，酒店的损失通常涉及已签约客房和餐饮的预期利润损失。如果酒店取消，主办方可能有权追回额外的搬迁成本，包括更高的客房和餐饮费用，以及供应商收取的改期费用。

Grimes表示，仅退还定金通常是不够的。

“主办方在法律上有权挽回其损失，”他说。“这可能包括寻找替代场地的费用、供应商的取消费用和/或改期费用，以及新场地和供应商收取的任何额外费用。”

即使合同没有具体规定损害赔偿问题，根据具体情况，主办方也可能有法律依据来挽回损失。

酒店并不总是提供的条款

SiteSelectionStrategist首席执行官Elizabeth Caragay Watts-Russell表示，最重要的保护条款很少出现在酒店的初始合同中。

“你很少会在酒店的第一份合同草案中找到这个条款。你必须添加它并坚持要求加入，”她在提及酒店取消条款时说道。

她偏好的措辞防止酒店为了承接利润更高的业务而取消已签署的协议。它还要求该物业协助确保同等水平的替代场地，并承担合理的额外费用，不可抗力情况除外。

如果主办方无法找到合适的替代方案，该条款要求退还定金，并支付等同于主办方若自行取消所需支付的预定损害赔偿金。

Watts-Russell认为，这些条款可以影响在出现竞争性业务需求时，酒店选择让哪些团体腾出档期。

“如果酒店需要在特定日期取消某项计划，它很可能会检查哪些团体合同包含这种保护，哪些不包含，”她说。

Watts-Russell 表示，她最近遇到一家酒店在修订后的合同草案中删除了她的“酒店取消条款”，且未作任何解释。她恢复了该措辞并坚持要求保留。

在另一场谈判中，一家酒店最初试图将其责任限制为确保同等规模的场地以及承担房价和会议空间租金的涨幅。经过进一步谈判后，它接受了她提出的更广泛的保护措施。

当酒店取消项目时，组织者可能不得不更改日期、将住宿分散到多家酒店、修改其活动方案，或者完全取消活动。

财务后果可能超出更高的场地成本。Grimes 表示，组织者还可以追回供应商改期费用以及其他因取消而直接产生的开支。

策划者在签约前应协商的事项

Grimes 表示，策划者最常犯的错误之一是未能就充分的“酒店取消条款”进行谈判。

他建议要求酒店若因其自身便利或违约而取消，须支付预定的违约金金额。或者，合同应允许组织者追回与转移活动相关的损失，包括更高的场地成本、实地考察费用和供应商改期费用。

翻新条款是另一项重要的保护性规定。

Grimes 建议要求酒店一旦总经理知悉计划中的翻新工程，便立即通知组织者，并对未及时提供通知的行为处以经济处罚。

他说：“在实践中，如果没有某种经济激励或惩罚措施，许多酒店直到翻新即将开始前才告知团队。”

Watts-Russell 的翻新条款要求书面通知详细说明项目的范围、时间表、预期影响以及酒店尽量减少干扰的计划。

如果翻新严重妨碍了活动，她的措辞允许组织者无责终止合同并收回定金和预付款。

但 Grimes 警告说，仅仅允许组织者取消并收回定金是不够的。合同还应解决额外的搬迁费用问题。

这是一个重要的提醒：虽然会议策划者通常会协商取消费用以保护酒店免受业务流失的影响，但当角色互换时，他们可能没有同样强有力的保护措施。