会奖旅游（MICE）行业AI应用行动指南：从流程优化到个性化体验设计

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过去几年，会议和活动行业发展迅速，且步伐将进一步加快。直到最近，人工智能（AI）主要还是作为会议和活动策划人员用来增强推广邮件或生成议程标题的工具。

如今，AI 正在演变为强大的数字副驾驶，能够研究目的地、开发内容方案、起草日程安排、将参会者与同行联系起来、实时翻译主题演讲以及快速分析大量数据。正如我的合著者 Aric Dromi Jankov 和我在《AI 战略、规划与设计》一书中指出的那样，你无需担心工作保障问题。我们相信 AI 不会取代熟练的会议和活动策划人员。然而，那些拥抱并学会有效使用 AI 的人可能会取代那些不这样做的人。

在与数百名会议和活动策划人员合作后，我发现技术预算的大小并不能决定谁更出色。相反，他们会深思熟虑地询问 AI 在工作流程中哪些地方能增加价值，哪些地方不能。幸运的是，存在许多简单且具有成本效益的方法来开始使用这些工具，并在今天塑造活动的未来。

从便捷工具到值得信赖的队友 要了解未来的发展方向，请考虑这项技术进步的速度有多快。早期的 AI 聊天机器人可以回答问题并按需生成文本。今天的解决方案更加复杂。代理式 AI 系统可以接受一个目标，例如“为明年春季一场 400 人的制药业领导峰会筛选里斯本的五个场地”，将其分解为步骤，收集信息，比较选项并提供建议，通常只需极少的人工输入。多模态 AI 工具现在可以看见、听见和说话，使它们能够分析平面图、总结会议录音或以多种语言与参会者对话，所有这些都是实时的。

因此，AI 正从偶尔使用的工具演变为积极的协作者。这一转变对我们的行业具有重大影响。展望未来，会议策划人员可以期待 AI：

• 自动化大部分重复性的行政工作（想想管理 RFP、注册查询、住宿名单和日程变更等），这些目前占据了策划人员的大量时间。
• 将活动从一刀切的制作转变为针对每位参会者量身定制的高度个性化体验。
• 将策划人员的角色从主要的物流协调员转变为战略性体验设计师，释放时间和精力用于创造力、关系建立和成果实现。
• 提高期望标准，因为习惯于日常生活中由 AI 驱动的便利性的受众，现在对他们参加的每一个会议和贸易展都抱有同样的期望。

简而言之：问题不再是 AI 是否会改变我们规划和制作会议和活动的方式，而是你需要多快地适应以利用这一转变带来的优势。

更快调研，更智能规划  每一场伟大的活动都始于做好功课。令人高兴的是，AI 现在可以大大缩短所需的时间。例如，你可以：

• 使用AI研究助手，根据您的具体标准（包括预算、可达性、航空连通性、可持续发展资质和当地景点）构建目的地和场馆的并排比较。
• 上传过去的RFP（招标书）、合同和活动后报告，然后让AI标记出反复出现的问题、隐藏成本或在您签字前需要仔细审查的条款。
• 生成预算、时间表、活动流程文档和风险管理的初稿，然后利用您自己的经验和专业知识对其进行完善。
• 模拟各种“如果……会怎样”的情景，例如注册人数下降15%、航班中断或突发天气事件可能如何影响您的计划，并提前为意外情况做好准备。

不过，这里有一点需要注意：AI工具仍然可能会犯错（被称为“幻觉”），有时会将过时或不正确的信息自信地呈现为事实。也就是说，将每一个输出视为智能初稿而非最终答案，并且始终直接与供应商核实价格、容量和合同条款等关键细节。

围绕受众真正想要的内容设计项目  正如我们在书中所述，在未来世界中获胜的组织将是那些今天最密切关注周围信号的组织。您可以想象，人工智能使这变得容易得多。策划人员无需猜测哪些主题会引起与会者的共鸣，而是可以使用智能科技来：

• 分析过往的分论坛评分、调查评论、应用活动和注册数据，以查看哪些主题、形式和演讲者产生了最高的参与度。
• 扫描行业新闻、研究报告和在线对话，在新兴趋势成为主流之前发现它们，然后围绕这些趋势构建及时的主题板块。
• 在活动前提前从与会者那里众包分论坛创意，然后使用AI在几分钟内将数百份提交内容进行分类、聚类和总结成清晰的主题。
• 针对不同受众群体测试分论坛标题、描述和推广文案，看看哪个版本能激发最大的兴趣。

结果：项目感觉不再像是基于知识的猜测，而更像是对与会者最紧迫的问题和挑战的直接回应。

超个性化与会者体验 在选择无限的时代，通用的体验很难推销出去。幸运的是，AI让会议策划人能够为每位与会者打造定制化的活动体验，即使是在有数千名参与者的聚会中。考虑到这一点，展望未来，您可以考虑利用以下方式：

• 提供由AI驱动的议程构建器，根据每位与会者的角色、兴趣和既定目标推荐分论坛、工作坊和参展商。
• 在活动应用程序或网站上部署智能活动礼宾服务（也称为对话式AI助手或聊天机器人），全天候回答有关日程安排、路线指引、餐饮选择和当地景点的问题。
• 发送个性化的活动前简报和活动后回顾，突出显示与每位参与者最相关的分论坛和人脉联系。
• 当与会者签到参加分论坛、收藏内容或更改计划时，实时调整推荐内容。

确保这些个性化举措真正具有帮助性，而非侵扰性。透明地说明你收集哪些数据以及如何使用这些数据，并始终为参会者提供便捷的退出方式。

让社交不再随机 询问大多数参会者为何参加商务活动，社交往往会位列前茅。然而，建立正确的联系常常被留给运气。鉴于此，人工智能驱动的配对工具可以通过以下方式改变这一动态：

• 在目标互补的参会者之间建议介绍，例如买家与供应商、导师与学员、研究人员与投资者。
• 基于共同兴趣推荐小型团体聚会、圆桌会议和主办晚宴。
• 帮助参展商和赞助商提前识别最有潜力的潜在客户并安排会面。
• 提供对话开场白和背景简报，使初次见面不那么尴尬且更具成效。

打破参与壁垒 人工智能也是使会议和活动更具包容性和全球可达性的强大工具。实时翻译和字幕工具现在可以在主题演讲和小组讨论进行时将其转化为多种语言，使国际受众能够更充分地参与。此外，策划人员还可以：

• 提供由人工智能生成的实时字幕和转录文本，以支持聋哑或听力障碍的参会者，或喜欢边看演示边阅读的参会者。
• 提供简化摘要、音频描述和多语言材料，以适应不同的需求和学习风格。
• 为远程和混合参与者提供访问人工智能生成亮点和按需摘要的途径。

话虽如此，对于高风险内容（如医疗、法律或技术环节），应将人工智能翻译与人工审核相结合以确保准确性。

实时运行更顺畅的运营 在幕后，人工智能还可以帮助策划人员在问题发生之前进行预测。例如，你可以使用它来：

• 更准确地预测出席率和缺席率，减少食物浪费，并帮助合理调整餐饮、座位和人员配置水平。
• 利用徽章扫描和应用数据监控人流，发现入口、电梯和热门环节的瓶颈，然后相应地重新引导交通或开放备用房间。
• 当环节更换房间、演讲者迟到或天气影响户外活动时，自动更新并推送通知。
• 通过分析旅行、能源和材料使用情况，跟踪并缩小活动的环境足迹，然后确定最有效的减排和减废方法。

延长每个环节的生命周期 在旧的运营模式中，一场精彩的主题演讲或分组会议的价值往往在参会者离开房间的那一刻就消失了。但现在不同了。借助人工智能，策划人员现在可以将每场演示转变为持久的内容资产。举例来说，你可以：

• 将环节录像转化为可搜索的转录文本、关键要点摘要和短视频亮点。
• 创建会后报告、新闻通讯、博客文章和社交媒体内容，使对话在闭幕招待会结束后仍能持续很久。
• 建立一个按需知识库，供参会者查询，他们可以提出诸如“演讲者对供应链韧性有何看法？”之类的问题，并获得直接从你的活动内容中提取的答案。

话虽如此，在录制、再利用或总结演讲者的材料之前，请务必获得他们的许可，并在演讲者协议中明确说明使用权。

衡量关键指标 另请注意，AI 可以帮助策划人员证明（并提升）其活动的整体投资回报率 (ROI)。与其仅仅依赖少数参会者完成的会后调查来了解哪些内容引起了共鸣，你可以：

• 大规模分析开放式反馈，以揭示隐藏在数百条评论中的主题、痛点和亮点。
• 整合来自移动应用、会议出席率和参展商互动的参与度数据，从而更全面、更具可操作性地了解哪些方面有效，哪些方面无效。
• 将活动参与情况与业务成果联系起来，例如产生的潜在客户、达成的交易或获得的技能，为利益相关者提供他们取得领先所需的硬数据。
• 逐年对标结果，指导未来关于活动项目、预算和形式的更明智、数据驱动的决策。

保持人类在环 话虽如此，尽管 AI 前景广阔，但请记住，它不是魔法棒，也不能替代人类的战略判断。如果使用不当，它可能会泄露敏感的参会者信息，放大偏见，或者产生听起来令人信服但实际上完全错误的内容。为了帮助你避免失误：

• 制定明确的政策，规定你的团队可以使用哪些 AI 工具，以及可以（和不可以）与他们共享哪些信息。
• 遵守适用的数据隐私法规，并在将其工具连接到你的注册或参会者数据库之前仔细审查供应商。
• 当参会者与 AI 而非真人互动时，请予以披露。
• 审查 AI 生成的建议的准确性和公平性，特别是在演讲者选择和配对等领域，以确保你不会无意中排除某些声音和观点。

最重要的是，要记住活动的本质在于人际连接。技术应该处理繁琐的工作，让你能够专注于人们最擅长的事情：建立关系、讲述故事，以及创造让参会者多年后仍记忆犹新的时刻。

你的 AI 行动计划：起步阶段 不确定如何开始使用 AI 和自动化？不要试图一次性彻底改革所有流程。相反：

1. 审计你的工作流程 列出每周耗时最多的任务，然后确定哪些任务足够重复，可以由 AI 协助完成。
2. 从小处着手 选择一两个低风险的试点项目，例如起草会议描述或总结参会者反馈，并衡量节省的时间。
3. 提升团队技能 投入培训，使员工既了解 AI 工具的功能，也清楚其局限性。学会提出更好的问题（并编写更好的提示词）正迅速成为一项核心专业技能。
4. 与合作伙伴沟通 询问场馆、技术提供商和目的地组织如何使用 AI，以及他们的解决方案如何融入你的体系。
5. 扩大成功规模 一旦试点项目证明了其价值，就逐步扩展 AI 在活动规划、执行和后续跟进阶段的作用。

活动的未来在于人与机器的协作 作为一名未来学家主题演讲嘉宾和顾问，我经常被问及人工智能是否会让会议和活动策划人员变得过时。我的回答始终如一：恰恰相反。随着人工智能承担更多繁重的工作，策划人员的角色将变得更加具有战略性、更具创造性，也比以往任何时候都更加重要。那些深思熟虑地拥抱这些工具的人，将能够设计出比我们迄今所见更智能、更个性化、更具包容性和影响力的活动。

请记住，技术只会变得更强大、更实惠且更易用，而开始尝试的最佳时机就是今天。因为在未来的会展行业中，赢家不会是拥有最大预算或最华丽演示文稿的人，而是那些学会将人类想象力与独创性的最佳部分同自动化及智能机器的力量相结合的人。

作为超过3,000个品牌的未来学家主题演讲嘉宾和战略顾问，Scott Steinberg是新著《AI Strategy, Planning and Design》（人工智能战略、规划与设计）的合著者，也是咨询公司Future Proof Strategies的负责人。他被誉为“世界领先的商业战略家”和“21世纪偶像”，曾在从CNN到《今日美国》等800多家媒体上亮相，是当今最著名的趋势专家和 futurologists 之一。您可以在LinkedIn或www.futuristsspeakers.com找到他。

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