BW上海漫展开展前48小时撤展事件复盘：临期撤展的损失传导与主办方面临的合同困境

旭说会展

——只为适用人群提供阅读素材——

今年BW上海漫展，发生一件行业热议事件。

距离开展仅剩不到48小时，头部游戏厂商《恋与深空》正式官宣宣布放弃参展。

原本已经规划好的大型特装展位直接拆除，展位拆除后改造为行李寄存区。大量玩家提前订机票、酒店、做好妆造，千里奔赴上海，最后期待全部落空。

这件事情特殊之处在于，厂商没有简单一走了之，而是推出行业罕见补偿政策，符合条件玩家的门票、机票、酒店退订损失全部予以报销兜底。

虽然补偿力度很大，但依旧无法抹平玩家时间、情感上的损失，这件事也给会展行业留下值得深度复盘的样本。

在展会实操当中，开展前夕展商临时撤展，并不是罕见个案。

原因五花八门：企业内部业务战略调整；产品突发舆情危机；公司预算收紧；市场突发变故；内部团队人事变动，都有可能让企业在开展前，决定放弃参展。有的距离开展几个月，有的就是布展阶段，甚至开展前两三天通知主办方。

一旦发生临期撤展，损失链条会层层传导。

首先是主办方的损失。

大型特装展位，前期已经预留位置，排期、宣传、对外推广已经把展商列入宣传名单。临开展撤展，展位很难再招到替补展商，展厅出现大片空位，现场观感大打折扣。前期宣传物料、公众号推文、对外海报很多已经印刷完毕，修改成本很高。即便不修改，假如该展商前期只是支付了定金并没有缴纳尾款，那么很多时候也难以覆盖主办方的全部损失。

其次是观众的损失。

尤其二次元、游戏类展会，大量观众专门冲着某家企业而来，提前规划长途行程。厂商临时缺席，观众满怀期待落空，不满情绪最后往往宣泄到展会主办方头上。哪怕厂商自己做出补偿，普通观众依旧会质疑展会的组织能力。

还有搭建商、物料供应商的损失。特装展位很多提前已经开始设计、部分物料已经生产，临时取消，搭建公司同样要承担物料损耗成本，除非该展商全部兜底。

当然，该展商损失也很大。

因为前期该宣传的也宣传了，搞不好前期还做了很多准备工作，只是突然出现变故无法正常参展，而这种损失已经造成。

再说说我们主办方做的《参展合同》。

现实当中，很多参展合同里面，写了（前期缴纳全款或者支付了定金），假如撤展违约条款，距离开展越近，违约金比例越高。也就是说，假如距离开展一个月内突然告知不参展了，定金可能是不予以返还的。或者说，前期缴纳了全款，也许要扣除百分之七八十，只能退还百分之二三十，甚至一分都不退还。

但即便有白纸黑字的合同，依旧会遇到现实困境。

一种情况是，企业不愿意赔付违约金，坚持让主办方退款，这种情况即便你有合同约定也很搞得很难看。一种情况是，企业愿意赔付违约金，但依旧坚持要撤展，主办方也需要足够的时间去做应对和调整，否则现场空出一大块来，也很难看，尤其是过道上位置比较明显的企业；还有呢，部分企业出现舆情风险，线下参展已经变成高风险事件，宁可赔钱，也要止损退场，你劝也没用。

BW案例里面，厂商主动承担玩家损失，属于行业当中非常少见的负责任做法。更多普通商业场景，展商撤展，只按照合同被主办方扣除定金或者留下违约金，然后就完事了，而对于普通观众的时间与行程损失，根本就没想过要怎么去处理。

这件事带给会展人什么启示呢？

第一，签约的时候，要细化不同阶段撤展权责，区分开展半年前、三个月、一个月、一周、临开展48小时各个节点的违约标准，不要笼统写一条简单违约条款。

第二，对于重量级头部展商，不要把全部宣传重心押在少数几家企业身上。过度依赖个别大牌，一旦对方临时缺席，整个展会的宣传叙事直接坍塌。

第三，做好预案呗。头部企业临期撤展之后，主办方如何对外解释，如何安抚已经购票观众，预案要提前有所考量。

商业展会充满不确定性。合同可以约定金钱赔偿，但有些损失，金钱也无法完全弥补。做好预案，提前设防，才能把突发撤展带来的冲击降到最低。

还有就是临开展之前出现大量“水单”、“死单”的问题，也很挠头，这个我之前谈过，就在我的公众号文章里。

（文中图片仅为示意，如有不妥联系替换）

（文字梳理：李兆楠）

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