励展大讲堂：参展确认、展位选择、筹备及货运代理安排详解

励展大讲堂是由励展博览集团大中华区面向行业社群推出的公益培训，旨在帮助他们了解展会建立商业连接和增长业务的功能，提升参展及参观规划和技巧，提升其参展、参观有效性，有效地实现其业务目的，高效促进交流，交易与合作，获得商业成功。

在励展博览集团的展会上，我们张开双臂欢迎你。我们的展商、观众、合作伙伴和同事们来自不同的背景，这让我们的展会更加强大，让我们的共同体验更加丰盛。现在，做你自己。

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内容提要

确认参展

如何选择合适的展位类型和位置

展位搭建筹备

货运代理安排

01

确认参展

我们在选择好合适的展会决定参展后，需要尽快完成参展登记和合同签订，以便你有足够的时间从容进行参展筹备和启动展前预热推广、观众引流。

需要参展商提供的参展登记信息通常包括：

希望预定的展位类型，以及面积的大小；

需要的展位长度和宽度；

希望展位所在展馆号及展位位置；

贵公司经营范围；

此次计划展出产品信息，产品/展品类型、功能及优势，是否推出新产品和同期活动；

有无联合参展商，及联合参展商信息（如有）在参展商和展会主办者就参展信息达成一致后，便可以签订参展合同。

02

如何选择

合适的展位类型和位置

选择展位类型

✦

在填写申请表时，展会项目经理需要参展商注明贵公司希望要租用展位的面积，并且提出希望采取何种展位。

通常的室内场馆展位通常包括以下几大类：

1

标准展位

按照国际标准化的展位规格，9平方米（3mX3m)为一个标准展位，也就是我们通常所说的 “标摊”。

标摊通常提供标准配置的展位家具、展具、灯光、电源以及展位楣板公司名印刷。

另外，根据每个展会的不同情况，还可调整长度宽度，如3mx4m,2mx6m等不同尺寸。

这是2018年伦敦书展上的一角，小展位也可不失特色。让人眼前一亮！

2

多开口展位

展商也可以选择位于每行展位顶端的或单独位置的，有两个面可以面对着观众通道，让展商能够接触到更多参观者。就是我们通常所说的“双开展位”。

也可以选择三面开口，也称半岛展台：开口面向三个通道的展台，只有一面墙板连接隔壁。

特殊展位规格也可以选择3m*3mX2、 3m*3mX3等等。有些还可提供一系列的升级高级变形组合展台。

选择此类展台的好处是，其报价包含了面积租金、搭建和拆卸费用、管理费（如有）、还包括了展台标准配置组合费用，通常包括地毯、电源、射灯、柜台、洽谈桌椅、墙板和公司楣板。

对于那些有意在当地市场长期大力发展的公司，特别是一些已经具有一定规模的企业或知名公司来说，适合采用更个性化的展台设计方案，以利于吸引专业观众的注意力。主办方则通常会向这类展商推荐“光地”，也就是“特装展位”。

3

光地展位(特装展位)

一般超过4个标准展位面积(36平米)时，你就可以选择购买光地展位。如36平、72平等，自行设计搭建。搭建和装修可根据自己公司产品特点、技术特点、品牌形象、市场定位、以及展览期间活动安排做出别出心裁、吸引观众眼球的独特装修。有效地提高在展会商的品牌曝光率，吸引买家及潜在合作伙伴。

特装展位的好处是展商可根据自己公司的品牌视觉形象元素、展品亮点及展期活动进行个性化的展台设计和搭建。

选择展位位置

✦

展位位置的主体规划都是由主办方提前规定好的，通常会按照产品和服务的内容、行业、地区等因素分配好各馆及区域。一般主办方提供的展位图上都标出了哪些位置可供选择。

一定要注意的是，越早确定参展，就越容易选到好位置。一般情况下，在展会开幕8个月之前。那些知名大展的展位很快就被订购一空，后面申请的只有剩下的展位，可选性就很少了。并且，前一届展会的参展商通常享有原来展位面积和位置的优先权。

展位位置从一定程度上影响参展效果，在主办方提供的可选位置中选择展位，要考虑的主要因素包括:

选择观众流量高的区域

入场登记区域、开幕式两侧区域；

主要出入口；位于前端，尾端的展位 ；

展厅内主干道两侧；

知名品牌展位周边

靠近功能区，如观众休息区、VIP休息室、洗手间、电梯、咨询台等。

周围环境

选择竞争对手周围的展位好不好？这要根据企业自身的性质和参展目的决定。有些展会同行企业们都通常集中在同一个区域，大家把每年的展会视作一场业内盛宴，洽谈新合作、新业务的同时，同行业企业间也可借此平台沟通交流、互通有无，共同促进行业的进步与发展。如果自己的展位设在竞争对手隔壁，则要特别注意整体效果，以展示自己产品和技术的差异化优势。

但在有些情况下，如果与竞争对手关系比较敏感，或者在某些重点推荐的产品上有明显重叠或冲突的情况下，有些企业就不希望展位在竞争对手的周边。如有此类特殊要求，展商都需要和主办方尽可能地表明自己的需求，以获得理想的位置。

在展会功能区附近选择区域

展会上通常设有一些功能区，例如媒体中心、观众休息区、VIP/大买家休息室、商务配对洽谈区、会议区等。这些功能区通常能吸引持续的观众流量，而位于这些功能区旁的展位也能得益于高流量，更有机会吸引过往观众注意到自己的品牌，并邀请他们进入自己的展位参观洽谈。

03

展位筹备

筹备展位时，需考虑的清单如下:

灯光

展台所需设施: 水、电、网络或WIFI , 压缩空气

展位家具

地毯

正式、非正式会见区

展位装饰及招待观众的器具和消耗品,例如花瓶、被子、盘子、纸巾、消毒液

AV 设备、投影或LED

USB、接线板、转换插头、充电器、电缆

垃圾桶、垃圾袋

展位是否合乎安全规定?

参展是否购买保险?

展位是否需要安排保安?

展期内每天闭馆后展位是否需要封闭遮挡?

展位装置在展后是否需要储存?

您可参考以下模板来编制展位筹备时间表。

在您完成参展合同签订并确定展位后，请留意以下和参展相关的事宜:

首先请仔细阅读《参展商手册》。

在截止日期前提交已填写完毕的展具及服务订单，以避免产生逾期费并/或库存售罄的情况。

关注由主办方发送的参展商信函、电邮及短信通知。

从主办方和服务供应商处获得并记下贵公司指定参展联系人的姓名，并分享给贵公司负责本次参展的团队成员。

展位设计：确保获得你在参展协议中选定的展位类型的相关信息，包括您选择的是标准展位、升级标摊还是光地展位。标准展位和升级标摊需要参展商向组委会提供展位楣板上显示的公司名称信息。光地展位则需要贵公司自行联系搭建商进行展位设计和搭建，设计方案需要得到主办方批准，并自行支付全部特装费用。

如果你选择了标准展位…

1

熟悉与标准展台有关的所有权利。（详见《参展商手册》）。

2

如果你需要任何附加项目或服务，例如：

● 公司标志/商标
● 家具/电器/设施
● 装饰品（海报墙、展示架、图片）
● 音响设备

● 特殊需求（例如电力、压缩空气、水、WIFI等）

请及时告知展览会主办方。更多详情见《参展商手册》中随附的订单，或者你可以联系指定的官方搭建公司明确相关信息。

如果你选择了光地展位...

1

在你要求供应商起草设计和建议书之前，请确定你希望在展台上向观众展示的主题、公司形象、品牌标识及产品展示以及关键的参展目的。

2

让多家展位搭建公司提交设计建议书（我们建议至少提交3份建议书），以便对比。

3

制作一份设计简报，并确定展台/设备要求（例如接待区、会议室、展示区、电源等设施、压缩空气、水、废弃物及通信线路）

4

设定一个设计建议书的提交日期，不晚于展览会开幕前2个月。

5

展开充分的内部讨论，以全面获取对设计的反馈。很多时候，现场布置展台或接待客户的员工可能会发现设计/装饰不够用户友好。因此，如果稍后需要进行修改的话，则会产生附加成本。

6

和展位设计及单间公司确认展台设计。成功设计始终需要以客户为中心并发挥想象力。以下是成功的展位设计的六要素：

1) 吸引观众注意力

2) 通过建筑构造使观众融入到您的展位中来

3) 传递强大的品牌

4) 唤起情感，引起轰动

5) 缔造舒适感，让你的展位易于进入

6) 创造令人难忘的印象

7

将展位设计及搭建方案发送给展会组委会以便审批。一旦组委会批准该设计，他们会给你发送一份清单详述展位搭建/工作进展。这类信息可能包括一份显示展会期间搭建时间的时间表、搭建公司领取入场证的手续和地点，以及搭建公司车辆出入安排信息。

8

在进入现场之前，与搭建公司协商制定一份完成日程表，以确保你在展台设计完成与展览会开幕之间有充足的时间进行修饰、调整、产品展示与检测。

04

货运代理安排

在您确认了展会地点、开放进馆时间以及贵公司展位位置后，请在展会前联系展会的官方货运代理人，并安排合适的时间来递送展位用品及设备。

最后确定贵公司展品返回目的地。在展览会的第二天，货运代理人将要求你在托运表上签字。

以上为本期推文的全部讲解内容

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