《会展策划》修订版新增章节解析：会议项目服务外包模式与全案管理要点

本人编著的《会展策划》教科书2026年修订版即将出版。此书在2013年出版后，这是第三次改版。

“会议项目的服务外包”是此书第七章“会议的立项与组织工作方案”中的一节。这是此次修订新增的内容。节选如下：

在中国，会议项目的服务外包是一种非常普遍的业务现象。

作为会议策划的学习者，了解这一业务现象并熟悉外包服务的方法，对于认知中国会议业以及把握会议项目的立项工作具有重要意义。

一、“执行”概念与“全案”服务

在会展业内，会议项目的外包服务常被称为“执行”。

什么是执行？指将计划、指令、规则或意图转化为实际行为并产出结果的过程。

会议项目的外包服务之所以称为“执行”，意为会务服务方接受会议主办方的委托，根据主办方的规划或要求，以会议现场服务为中心，为会议项目及其主办方提供的系列会务服务工作。这里说的会议现场，是指在会议举办期间的时空环境。这里说的系列服务工作，通常是指主办方外包会务服务的系列事项，即会务机构承担的由主办方委托“执行”的服务事项。

会议项目外包服务主要事项见如下：

1.会议场地租赁

2.会场布置

3.预订酒店客房

4.与会者餐饮

5.与会者交通

6.会议资料

7.其他（包括与会者报到、登记、导引、文艺表演、与会嘉宾交通、住宿安排、商旅考察等服务）

在会议业内，表中所列事项如由一家服务商总揽提供，总览机构被称为“全案”服务提供商。

什么是会议项目的“全案”服务？指服务方为会议主办方授权总揽会务服务的唯一机构，其根据主办方的规划或要求，在会议项目从立项到落地收尾的全生命周期中，为主办方和与会者提供的多要素、全链条的会务服务工作。根据主办方的要求，服务方须提供相关服务工作的文本性方案。这也是“全案”服务的内涵所在。

在会议项目“全案”服务的模式中，主办方主要负责项目立项工作中的制定组织工作方案、编制财务预算（即本章第三节所包含的内容），而将会议服务事项委由服务方负责。

二、会议项目服务外包的特点

（一）需要外包服务的会议与会务服务商

所有会议项目都需要外包服务，尤其是场地布置、会议餐饮。但需要“全案”外包服务的会议及其主办方，主要是以下三种：

一是，会议项目较多，但缺乏“执行”团队的主办方，如行业协会、专业学会。

二是，会议规模较大，如与会者在千人以上，主办方的项目专班人手不足，需要借助外部服务力量。

三是，主办方与服务方长期合作，双方配合默契，外包服务已成常态。

在中国，提供会议“全案”服务的企业包括会议公司（会务公司）、酒店经营公司、旅游公司以及广告传媒公司。据2025年通过“企查查”收集的数据，全国经营范围涉及会议服务的市场主体约12万家。其中，专业从事会务服务的企业约2.3万家，具备“全案”服务能力的企业超过3000家。由此可见，会议业外包服务的市场十分可观。

（二）会务服务方的经营管理

为会议主办方提供外包服务的服务商，一般不主办会议，而是专营或兼营会议服务（兼营会务服务的企业，主要是酒店、旅游、广告传媒的经营机构）。

对于提供会务服务的企业而言，联系会议主办方，获得外包服务的项目，是会务服务商拓展市场、赢得客户主要途径。与会议主办方签订服务合同，与主办方确立合作关系，是会务服务商启动服务工作的前提条件。长期服务于大客户（指每年主办多个会议项目，或长期主办大型会议项目的办会机构），是提供“全案”服务机构稳定经营的战略选择。

提供“全案”服务的会议服务机构的收入，主要来自会议主办方支付的服务费。其计算公式为：

服务机构所获服务费=主办方办会成本的支出总额 × 双方合同约定的服务费提取比例（%）。

主办方办会成本一般包括会议场地租赁、会场布置、会议餐饮、会议交通、会议资料印制以及与会嘉宾交通费、演讲酬金等事项的支出。按“全案”外包服务的惯例，主办方将这些支出事项委由服务机构代为支付给第三方（如提供会场、会议餐饮的酒店；如与会嘉宾）。因此，对于主办方和会务服务机构而言，主办方办会成本支出的总金额是透明的，可以作为服务机构按比例提取服务费的依据。据调研，会议主办方向会务服务机构提供服务费的比例，一般在主办方办会成本支出总金额的10%左右。例如，主办方办会成本支出总金额为200万元，如合同约定的服务费提取比例为9%，则会议主办方须向会务服务机构支付18万元服务费。

（三）会议主办方对于外包服务的管理

如会议主办方选择“全案”方式的外包服务，在会议新项目的立项工作中要注意以下问题：

一是，要选择信誉好、经验丰富的会务服务机构合作。

二是，要将外包服务纳入立项工作中一并考虑。

三是，要将委托会务机构“执行”的服务事项在合同中列明列细。合同中关于服务质量标准的约定要具体、明确。

四是，要熟悉会务服务机构的工作团队，与主办方工作团队形成沟通流畅、配合默契、效率迅捷的合作机制。